Effiziente E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Der Nutzen, den eine E-Mail-Archivierung bringen soll, bestimmt gleichzeitig auch den Lösungsansatz. „Soll sich der Datenbestand der Mailboxen verkleinern, genügt es, eine Lösung einzusetzen, die vom Mail-System unterstützt wird (Middleware)“, konstatiert Marcus Knickmeier, Specialist Marketing & Business Development bei Bell. „Und womit der User oder Admin direkt aus seiner E-Mail-Anwendung, beispielsweise Lotus Domino oder Microsoft Exchange, einzelne oder alle E-Mails,die älter sind als ein bestimmtes Datum, archivieren kann.“ Dies kann inklusive der angehängten Daten oder auch ausschließlich für die Attachments erfolgen. Es verbleibt nur ein Link in der Mailbox zur Original-E-Mail im Archiv. Bei Bedarf lässt sich die archivierte E-Mail mit nur einem Mausklick wiederherstellen. Diese Lösung allein hält aber nur die Mailboxen auf einer minimalen Größe und verkürzt zusätzlich die Backup-Dauer.

Gilt es dagegen, wichtige E-Mails in ein Langzeitarchiv zu übernehmen, sollte zunächst festgestellt werden, welche E-Mails geschäftsrelevante Informationen enthalten und welche nicht. „Das kann manuell (fehlerbehaftet) oder durch eine Automatisierung erfolgen, welche die E-Mails mit den Geschäftsprozessen verknüpft“, erläutert Knickmeier. „Hierfür muss das Archiv in der Lage sein, Daten sowohl von E-Mail-Anwendungen, als auch von ERP-/Dokument-Management-Systemen zu übernehmen.“ Einen weiteren Vorteil einer solchen Architektur könnte das folgende Szenario bieten: In einem ERP-System sind die Geschäftsprozesse und Workflows (Dokumente, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen) abgebildet. Ferner enthält ein E-Mail-System zusätzliche Information zu diesen Geschäftsvorfällen (digitalisierte Bilddaten, Rechnungskopien). Alle diese Daten gilt es im gleichen Archiv aufzubewahren, und sie sollten vor allem jederzeit wieder verwertbar sein. „Eine E-Mail-Archivierung alleine genügt dieser Anforderung nicht“, meint Knickmeier. „Sinnvoller ist hier der Einsatz eines Content-Management-Systems, das die geeigneten Schnittstellen zwischen dem Archiv und den eingesetzten Applikationen bietet.“ (mje)