Effiziente E-Mail-Archivierung für Unternehmen

von KARL FRÖHLICH, ECMguide.de

Die eigentlich profane E-Mail stellt Unternehmen vor große Probleme. Sie treten zu Tausenden auf und müssen von Firmen wieder auffindbar aufbewahrt werden. Neben einem Archivierungssystem benötigen Anwender auch eine neue Kultur im Umgang mit E-Mails.

E-Mails haben sich in der Geschäftswelt zu einem unersetzlichen Kommunikationsmedium entwickelt. Die Archivierung von E-Mails gilt aktuell als eines der Hype-Themen der IT-Branche. „Angesichts neuer gesetzlicher Vorschriften, etwa den GDPdU in Deutschland oder dem Sarbanes-Oxley-Act in den USA, sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails als Geschäftsdokumente über bestimmte Zeiträume aufzubewahren“, erklärt Markus Goss, Vice President Marketing bei Group Technologies. „Die Verbindung von E-Mail- mit Archivsystemen sollte daher in Unternehmen hohe Priorität genießen, um den E-Mail-Verkehr revisionssicher zu dokumentieren.“

Viele Firmen archivieren E-Mails jedoch gar nicht oder überlassen dies den Mitarbeitern. Das ist rechtlich bedenklich. Hier helfen Richtlinien zur E-Mail-Archivierung, die in vielen Unternehmen aber leider noch fehlen. Es besteht laut Goss viel Nachhol- beziehungsweise Handlungsbedarf – eigentlich unverständlich, da die Gesetze eine klare Sprache sprechen.

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