E-Mail gesetzeskonform archivieren

Die radikale Reduzierung der immensen Speicheranforderungen nehmen beispielsweise die Produkte von Ixos und Elo vor. Der Ixos-eCONserver für Lotus Notes beinhaltet eine Funktion, mit der der Anwender die Anzahl der in Notes angezeigten archivierten E-Mails drastisch verringern kann. Mit der "Struktur-Archivierung" lassen sich mehrere E-Mails oder ganze Ordner zu einer Struktur zusammenlegen, die in Notes durch einen einzigen Link repräsentiert wird. Die Performance des Notes-Systems wird dadurch erheblich optimiert, da es nun weniger Objekte verwalten muss.

Elo schafft über den Lotus Notes ArchiveLink Abhilfe. Dieser konvertiert die Daten in ein standardisiertes Langzeitformat wie zum Beispiel Tiff, das unabhängig von eventuellen E-Mail-Release-Versionen sicherstellt, dass eine E-Mail auch nach mehreren Jahren noch gelesen werden kann. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Konvertierung in Tiff oder PDF gemäß den Richtlinien nicht für die Archivierung zugelassen ist.

Server-seitig gesteuerte Archivierungsprozesse trennen dabei automatisch steuerrelevante von allgemeinen E-Mails und speichern diese in einem separaten Poolbereich ab.

Zwei Beispiele für regelbasierte Produkte sind Kvault mit der Enterprise-Vault-Serie und Legato mit EMail Archive/EMail Xtender. Legatos Lösung etwa ermöglicht eine regelbasierte Speicherung und Archivierung aller E-Mails im Unternehmen, die unter Microsoft Exchange/Outlook, IBM Lotus Notes/Domino und Unix Mail eingehen. E-Mails werden bei EMail Xtender in ein spezielles Postfach auf dem E-Mail-Server kopiert. Auf einem Xtender-Server liegen die Geschäftsregeln. Sie bilden die Kategorien, nach denen automatisch entschieden wird, ob das System Mails aufbewahrt oder löscht. Die Regelbasis definiert und kontrolliert der Administrator. Über ein Plug-in im Browser können Anwender direkt auf archivierte E-Mail-Dateien zugreifen.