E-Mail gesetzeskonform archivieren

Egal ob in der Produktion, im Vertrieb, Marketing oder Kommunikation mit Kunden und Lieferanten: E-Mail hat sich als Standard-Kommunikationsmittel längst im Firmenalltag etabliert. Der allgemeinen Akzeptanz von E-Mail im Geschäftsleben stehen allerdings auch wachsende Probleme in den Unternehmen gegenüber. Das vordergründigste ist die immense Zunahme des E-Mail-Aufkommens: Immer mehr Firmen kämpfen mit überquellenden Posteingangs-Ordnern und einer gehemmten Systemperformance - Folge des drastisch erhöhten E-Mail-Traffics.

Doch die immense Datenflut ist nur ein Teil des Mail-Problems. Hinzu kommt die Tatsache, dass viele dezentral gespeicherte E-Mails zunehmend auch geschäftskritische Informationen wie Verhandlungsvereinbarungen, Kundendaten oder Vertragsabsprachen enthalten. In einer von der Marktforschungsfirma Osterman Research durchgeführten Untersuchung bei US-Firmen gaben 79 Prozent der Befragten an, E-Mails für wichtige Geschäftsabläufe einzusetzen. Bereits 60 Prozent der kritischen Unternehmensinformationen sollen heute als E-Mail vorliegen. Diese geschäftskritischen Informationen sollten aber den Berechtigten im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Vor allem müssen sie sicher und zentral aufbewahrt werden und dürfen nicht dem Gutdünken des einzelnen Mitarbeiters überlassen werden.