Sicher archivieren mit PDF/A

Bestandteile einer PDF/A-Lösung

Eine Fragestellung, die bei Archivierungsprojekten immer wieder auftaucht, ist, ob eine visuelle Qualitätskontrolle nach der PDF/A-Konvertierung erfolgen soll. Insbesondere bei einer hohen Dokumentenzahl steht der Aufwand aber in keinem Verhältnis zum Nutzen und wird deshalb in der Regel nicht umgesetzt.

Folgende Bestandteile zählen zu einer "Everything to PDF/A"-Lösung:

• Herstellung der Betriebsstabilität

• Abbilden von Konvertierungsstrategien

• Entpacken von ZIP-Dateien und Ähnlichem

• Zuordnung des Eingangsmaterials zum richtigen PDF/A-Verarbeitungsschritt

• Konvertierung beliebiger "Born Digital"-Dokumente (Office, CAD usw.)

• Umwandlung von PDF nach PDF/A

• Komprimierung und Wandlung gescannter Dokumente, ggf. Durchführung von OCR

• Validierung von PDF/A-Dateien

• Abfangen und Eskalieren bei Fehlern und nicht geregelten Ausnahmen

• Bedienung der Schnittstellen zum DMS-/Archiv-System

• Ggf. Zusatzfunktionen wie Skalieren, Derivate erzeugen

• Protokollierung jedes Verarbeitungsschrittes (zum Beispiel nach GoBS)