Sicher archivieren mit PDF/A

Wenn die PDF/A-Konvertierung nicht klappt

Doch damit ist es leider nicht getan: Es ist durchaus wahrscheinlich, dass sich nicht jedes Quellformat automatisiert nach PDF/A konvertieren lässt. Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten zeigt, dass dies am häufigsten auftritt, wenn PDF-Dateien auf einer Ebene mit einem Passwortschutz versehen sind.

Des Weiteren kann eine schlechte Qualität der Ursprungsdatei die Konvertierung verhindern. Typische Beispiele sind fehlende Schriften oder nicht zulässige Inhalte, wie Videos oder JavaScripts. Zu einem verschwindend kleinen Teil tauchen Probleme mit Office-Dokumenten auf, wenn beispielsweise eine PowerPoint-Datei mit Transparenzen in PDF/A-1 zu wandeln ist. Um den gesamten Prozess nicht zu unterbrechen, muss auch hier definiert sein, wie das System verfahren soll. So kann man hinterlegen, dass bestimmte nicht vorhandene Schriftarten durch andere ersetzt werden. Unerlaubte Inhalte in einem Dokument, wie etwa Videos, könnten zum Beispiel vor der Konvertierung nach PDF/A durch ein Bild ersetzt werden, und das Video könnte als Originaldatei abgespeichert werden.

Je mehr Regeln hinterlegt sind, desto stärker nähert man sich der 100-prozentigen Dunkelverarbeitung. Tauchen dennoch Dokumente auf, die unter Berücksichtigung aller Regeln nicht nach PDF/A konvertierbar sind, kann beispielsweise der Administrator hinzugezogen oder das Dokument an den Absender zurückgesendet werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Lernkurve bei einem solchen Projekt schnell nach oben geht und die Zahl der Dateien, die automatisiert nach PDF/A konvertiert werden, kontinuierlich steigt. Welche Verarbeitungsschritte die Dokumente durchlaufen, muss aus Compliance-Gründen protokolliert werden.