Mobilität, Collaboration, DMS, Office

Tipps für den Einstieg ins Social Enterprise

Ein gut vernetztes Unternehmen erleichtert Mitarbeitern den Informationsaustausch. Ab wann lohnt sich der Einsatz einer Softwarelösung fürs so genannte Social Enterprise? Dies klärt der folgende Beitrag anhand einiger Fragen, die sich Unternehmen vorab stellen sollten.

Social Enterprise steht im Grunde für ein komplett vernetztes Unternehmen, das per Softwarelösung den engen Austausch im Team fördert und unterstützt. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten gemeinsam an einem Projekt arbeiten, die Kommunikation auch über die Entfernung hinweg reibungslos und ohne zahlreiche E-Mails erfolgen muss und der Teamgedanke gefördert werden soll. Das Ziel des Unternehmens ist dabei aber natürlich nicht nur aus sozialen Aspekten, sondern auch aus wirtschaftlicher Sicht zu betrachten: Es geht darum, durch ein einziges Kommunikationsmittel zahlreiche andere abzulösen und damit bestenfalls Zeit und Geld zu sparen.

Wer mit dem Gedanken spielt, seine Organisation mit einer Social-Enterprise-Lösung auszustatten, sollte sich vorab allerdings einige Fragen stellen und damit klären, ob es sich um einen wirklichen Bedarf oder doch eher um ein "Spielzeug" handelt. So ist die alles entscheidende Fragestellung sicherlich: "Kann ich meine Mitarbeiter durch die Einführung der Lösung bei ihrer Arbeit unterstützen, oder produziere ich vermeidbaren Zusatzaufwand?"

Grundvoraussetzung "Akzeptanz"

Überwiegen die Vorteile bei der Einführung einer Social-Enterprise-Lösung, gilt es, Mitarbeiter und Geschäftsleitung von Anfang an in das Projekt einzubinden. Dies kann schon damit beginnen, dass eine interne Umfrage Anforderungen klärt: Welche Funktionalitäten sollte die Lösung aus ihrer Sicht abdecken, worauf sollte verzichtet werden? Worin bestehen eventuelle Sorgen im Team, wenn es an die Umsetzung des Projektes geht? So sind zum Beispiel datenschutzrechtliche Aspekte immer wieder ein kritischer Punkt, wenn sich Mitarbeiter um ihre Daten sorgen oder befürchten, dass das Instrument mehr der Kontrolle als der Arbeitserleichterung dient. Wer es schafft, diese Bedenken auszuräumen, hat größere Chancen, mit der neuen Lösung Erfolge zu erzielen.

Modularität: Eine Social-Enterprise-Lösung sollte aus den Bestandteilen bestehen, die ein Unternehmen wirklich benötigt. Entsprechend sollte auch der Lösungsanbieter nach dieser Möglichkeit gewählt werden.
Modularität: Eine Social-Enterprise-Lösung sollte aus den Bestandteilen bestehen, die ein Unternehmen wirklich benötigt. Entsprechend sollte auch der Lösungsanbieter nach dieser Möglichkeit gewählt werden.
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Ein weiterer, wichtiger Punkt: die Anwenderfreundlichkeit. Müssen sich die Kollegen erst mühsam in die Nutzung des neuen Tools einarbeiten, fehlt schnell das Verständnis, und das gut gemeinte und bezahlte Werkzeug wird umgangen. Am besten ist es also, wenn sich die Anwendung an bereits bestehenden Plattformen und Programmen orientiert. Drag & Drop sowie Ordnerstruktur wie bei Windows beziehungsweise Macs, Neuigkeiten-Streams wie auf Xing oder Facebook, Chat-Fenster wie bei Skype oder Windows-Messenger - schon wird die Nutzung verständlich und intuitiv. Die Nutzer erkennen bekannte Anwendungsszenarien, steigen leichter von anderen "Alternativen" um und werden schneller mit dem neuen Tool produktiv.

Was nicht passt, wird passend gemacht

Nicht jede auf dem Markt verfügbare Lösung passt auch zu jedem Unternehmen und seinen Anforderungen. Deswegen ist es sinnvoll, sich seine passende Lösung selbst zusammenzustellen. Ermöglicht wird das durch einige Anbieter, die eine gewisse Basisfunktionalität liefern und zusätzlich gewünschte und meist anspruchsvollere Funktionen darüber hinaus über Module abdecken. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Kosten, da nur die Bestandteile bezahlt werden, die auch tatsächlich zum Einsatz kommen.

Collaboration: DMS-Funktionalitäten bedenken

In der Zusammenarbeit unter Kollegen ist es nicht nur der kommunikative Austausch oder der schnelle Zugriff auf hinterlegtes Wissen, der eine Social Enterprise auszeichnen kann. Werden außerdem DMS-Funktionalitäten abgebildet, erspart man sich die Nutzung einer zweiten Softwarelösung und zahlreiche Anhänge, Versionen und E-Mails.

Mitarbeiter einbinden: Damit Social Enterprise die geplanten Früchte trägt, muss Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht werden. Dies gelingt zum einen durch Einbindung der Mitarbeiter in den Auswahlprozess und zum anderen durch die Wahl einer einfach zu bedienenden Lösung.
Mitarbeiter einbinden: Damit Social Enterprise die geplanten Früchte trägt, muss Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht werden. Dies gelingt zum einen durch Einbindung der Mitarbeiter in den Auswahlprozess und zum anderen durch die Wahl einer einfach zu bedienenden Lösung.
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Ein Beispiel: Die Projektgruppe "Gaming-App" erstellt ein Konzept, in dem neben der Beschreibung des Projektes auch alle Anforderungen, technischen Voraussetzungen und ein Angebot für die Entwicklung der Software enthalten sind. Demnach sind Vertreter aus der Konzeption, der IT und der Finanzabteilung an dem Projekt beteiligt. Diese werden innerhalb der Social Enterprise in Projektgruppen zum Austausch verknüpft, in denen festgelegt werden kann, ob weitere Mitarbeiter einen Einblick bekommen dürfen oder nicht.

Geht es nun an die Erstellung des Konzepts, greift die Dokumentenverwaltung. So wird das Dokument hier sicher gemeinsam bearbeitet, abgelegt und ausgetauscht. Sind eine Versionierung von Dokumenten und die Bearbeitung von Office-Dokumenten enthalten, gibt es außerdem keine Inkompatibilitäten, und die Änderungen sind für jeden Nutzer sofort sichtbar, egal an welchem Ort er sich gerade befindet. Jetzt bedarf es nur noch des einfachen Zugriffs - beispielsweise per WebDAV.