SharePoint-2013-Administration

SharePoint-Aufgaben mit Bordmitteln automatisieren vs. externe Tools

Um Fehler bei der Administration von SharePoint-2013-Servern zu vermeiden und auch die Administrationsaufwände zu verringern, empfiehlt sich eine Automatisierung der Serververwaltung. Dafür bringt SharePoint bereits einige interessante Bordmittel mit. Doch auch ein Blick auf Drittanbieter-Tools lohnt sich.

Wie in jedem Portal- und Dokumentenmanagementsystem sind auch bei SharePoint 2013 die Administratoren mit permanenten Verwaltungsaufgaben beschäftigt. Die Bandbreite der Aufgaben beginnt bei der Vergabe von Zugriffsberechtigungen, umfasst das Erstellen von Seiten und Dokumentenbibliotheken, das Einrichten von Inhaltstypen wie auch das Erweitern von bestehenden Listen und Bibliotheken.

Aber auch Inhalte in SharePoint 2013 müssen regelmäßig gepflegt, überprüft und angepasst werden. Klassische Aufgaben hierbei sind etwa das Auffinden und Korrigieren von ungültigen Links, redundanter Dateien und Web-Parts, das Verwalten von Site-Collection-Quotas und Property Bags.

Vielfältig: Mit SharePoint-Bordmittel lassen sich bereits viele Administrationsaufgeben erledigen.
Vielfältig: Mit SharePoint-Bordmittel lassen sich bereits viele Administrationsaufgeben erledigen.

Die Komplexität steigt je nach Architektur und genutzten Funktionen - und damit auch die Fehleranfälligkeit. Müssen beispielsweise Aufgaben über mehrere Farmen hinweg erledigt werden, erhöht sich die Anzahl der durchgeführten Klicks, und damit die Wahrscheinlichkeit, dass bei solchen monotonen Tätigkeiten falsche Aktionen gewählt werden.

Automatisierung der Aufgaben mit SharePoint-2013-Bordmitteln

Um den SharePoint-2013-Betrieb daher sicher und effizient zu gestalten, empfiehlt sich die Automatisierung solcher immer wiederkehrenden Aufgaben. SharePoint 2013 bietet eine Reihe von Mechanismen und integrierten Tools, mit denen sich Verwaltungsaufgaben automatisieren lassen. Hierbei lassen sich drei grundlegende Methoden feststellen:

1. Statische Bereitstellung

Der einfachste Ansatz besteht in der Beschränkung von Struktur und Funktionen einer SharePoint-2013-Farm, um die Zahl der Administrativen Eingriffe zu reduzieren. Die Anwender verfügen damit nur noch über wenige Bearbeitungsmöglichkeiten. Für Intranet- oder Wiki-Sites kann das praktikabel sein, da hier lediglich einfachere Editierfunktionen benötigt werden.

Der Nachteil: Ein solcher Ansatz widerspricht den Grundprinzipien von SharePoint. Flexibles Zusammenarbeiten über Projektseiten beispielsweise wird damit stark eingeschränkt, die Nutzerakzeptanz dürfte leiden.

2. Dynamische, manuelle Bereitstellung

Viele Verwaltungsaufgaben in SharePoint 2013 lassen sich delegieren an Power-User. Diese kümmern sich dann um einfachere Anfragen der Benutzer rund um das Management von Daten, Dokumenten und Sites. Eine solche Kompetenzverlagerung hat aber auch gravierende Nachteile. Es werden Mitarbeiter mit dem erforderlichen Fachwissen benötigt, die erst gefunden, und per Schulungen fit gemacht werden müssen.

3. Dynamisch und (teil-)automatisiert

Für viele wiederkehrende Aufgaben in SharePoint-Umgebungen bietet sich Microsofts universelle Skriptsprache PowerShell an. Allerdings sind hier fundierte Programmier- und Administrations-Kenntnisse zwingend notwendig - und genau das fehlt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Skripte benötigen außerdem oft Input-Parameter, die manuell eingegeben werden müssen. Häufige Aufgaben wie die Seitenerstellung in SharePoint lassen sich aufgrund jeweils individueller Konfigurationen nur eingeschränkt automatisieren.