Office 365, Outlook, OWA

Verteilerlisten in Office 365 optimal anlegen und verwalten

Verteilerlisten bieten eine effiziente Möglichkeit, Benutzer zusammenzufassen, damit E-Mails besser verteilt werden können. Dieser Praxisbeitrag erklärt detailliert, wie Sie diese Listen in Office 365 anlegen und verwalten.

Im Gegensatz zu manch anderen Funktionen in Office 365 bieten auch kleine Abos der Cloud-Lösung diese Möglichkeit. Die Erstellung von Gruppen finden Sie in der Weboberfläche über den Bereich Benutzer& Gruppen. Klicken Sie dazu auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.

Auf der neuen Seite können Sie Benutzer anlegen, Kontakte und Gruppen erstellen und freigegebene Postfächer steuern. Um Verteilerlisten anzulegen, klicken Sie auf Gruppen.

Gruppen in Office 365 mit der Weboberfläche anlegen

Um Gruppen in Office 365 anzulegen, klicken Sie, wie oben angemerkt, auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr und danach bei Gruppen auf das Pluszeichen. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie die Daten der Gruppe steuern können. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Gruppennamen - Hier tragen Sie die Bezeichnung der Gruppe ein, die später auch im Adressbuch von Outlook Web App und Outlook erscheint.

E-Mail-Adresse - Hier legen Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe fest. Interne Anwender können Outlook Web App oder Outlook zum Auswählen der Gruppe verwenden oder diese E-Mail-Adresse eingeben. Jedes Mitglied der Gruppe erhält dann eine Kopie der E-Mail.

Beschreibung - Hier geben Sie eine Beschreibung an, damit die Gruppe auch optimal gefunden werden kann.

Wichtig ist zudem die Option Zulassen, dass Personen außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an diese Gruppe senden können. Standardmäßig ist diese Option nicht aktiviert. Das heißt, Office 365 akzeptiert nur E-Mails von Anwendern, die auch ein Postfach in dem Office-365-Abo haben, in dem Sie die Gruppe angelegen.

Aktivieren Sie diese Option, dann dürfen auch externe Benutzer E-Mails an die Gruppe senden. Wie beim internen Versand, erhalten automatisch alle Mitglieder eine Kopie der Nachricht.

Haben Sie die Daten eingegeben, klicken Sie auf Weiter. Hier nehmen Sie jetzt die Mitglieder in die Verteilergruppe auf. Das können Sie natürlich jederzeit auch nachträglich machen. Dazu klicken Sie in Office 365 auf die Verteilerliste und wählen im rechten Bereich das Stiftsymbol.

Wollen Sie Sie sich nicht selbst um die Pflege der Verteilerliste kümmern, sondern die Aufgabe an einen Anwender delegieren, nehmen Sie diesen als Besitzer im Fenster auf.

Wenn Sie mit der Erstellung fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen. Die Gruppe wird dann in der Weboberfläche angelegt und steht zur Verfügung. Sie befinden sich danach wieder im Hauptbereich der Verwaltung von Gruppen.

Gruppen in Outlook verwenden

Bis angelegte Gruppen in Outlook erscheinen, kann es einige Zeit dauern. Das liegt daran, dass die Outlook-Clients nicht direkt mit Office 365 verbunden sind, sondern zunächst mit einer Offline-Kopie des Postfachs, die ständig im Hintergrund aktualisiert wird. Sie können den Vorgang teilweise mit der Taste F9 beschleunigen. Um die Liste zu steuern oder zu verwalten, erstellen Sie am besten eine neue E-Mail und klicken auf das An-Feld. Wählen Sie danach bei Adressbuch die Option Globale Adressliste aus. Hier sollte sich die neue Gruppe bereits befinden.

Alternativ können Sie aber auch das Offline-Adressbuch in Outlook nach dem Anlegen einer neuen Gruppe manuell synchronisieren lassen. Dazu klicken Sie in Outlook auf Senden-Empfangen-Gruppen und wählen ganz unten die Option Adressbuch herunterladen. Im neuen Fenster aktivieren Sie jetzt die Option Änderungen seit der letzten Übermittlung herunterladen und klicken auf OK. Danach wird das Offline-Adressbuch mit der globalen Adressliste in Office 365 synchronisiert, und die neue Gruppe steht auch hier zur Verfügung.

Grüppchenbildung: Beim Erstellen neuer E-Mails rufen Sie das globale Adressbuch auf und sehen an dieser Stelle die neue Verteilerliste.
Grüppchenbildung: Beim Erstellen neuer E-Mails rufen Sie das globale Adressbuch auf und sehen an dieser Stelle die neue Verteilerliste.
Foto: Thomas Joos

Taucht die Gruppe noch nicht auf, dauert der Vorgang noch an. Die Anwender können solange aber auch die normale globale Adressliste verwenden. Wenn Anwender eine E-Mail an die Gruppe schreiben wollen, können sie diese entweder aus der Adressliste auswählen, den Namen im AN-Feld eingeben und automatisch ergänzen lassen, oder Sie geben die E-Mail-Adresse der Gruppe an.

Sobald die Gruppe im An-Feld erscheint, können Anwender über das Pluszeichen die Beschreibung der Gruppe mit der Anzeige der Mitglieder ersetzen. In diesem Fall zeigt Outlook alle Mitglieder der Gruppe an, aber nicht mehr den Namen der Verteilerliste. An dieser Stelle lassen sich jetzt auch einzelne Mitglieder aus dem Versand entfernen, sodass nur der Rest der Mitglieder die E-Mail erhält.