Schritt-für-Schritt-Anleitung

Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung

Für kleine und mittlere Firmen ist dies eine interessante Nachricht: Mittlerweile stehen die Funktionen zur E-Mail-Archivierung auch in den Midsize-Editionen von Office 365 parat. Da Verwaltung und Einsatz eigener Server entfallen können, nehmen wir das zum Anlass, die Exchange-Online-Archivierung einmal praxisnah zu betrachten.

Die Technik wird Exchange Online Archiving (EOA) genannt und war in der Vergangenheit den Enterprise-Editionen von Office 365 vorbehalten. Der Exchange-Online-Archivierungsdienst (Exchange Online Archiving, EOA) ist wie Office 365 selbst Cloud-basiert. Die Lösung steht aber auch Unternehmen zur Verfügung, die auf lokale Exchange-Server setzen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Archivierungsfunktion von Office 365 nutzen. Grundsätzlich lässt sich Exchange Online Archiving genauso verwalten wie die Archivierung in Exchange Server 2013. Der große Unterschied zu lokalen Exchange-Servern liegt in der Speicherung des Archivs in der Cloud.

Exchange-Online-Archivierungspläne

Exchange-Online-Archivierung steht für verschiedene Office-365-Abonnements zur Verfügung. Außerdem gibt es die Möglichkeit, lokale Exchange-Postfächer in der Cloud zu archivieren. Exchange-Online-Archivierung für Exchange Server ist das Cloud-basierte Archiv für Benutzer, die ihr primäres Postfach auf Servern mit Exchange Server 2013 oder Exchange 2010 (ab SP2) gespeichert haben. Die Lizenzierung erfolgt über die Enterprise-CAL-Suite.

Unternehmen, deren Anwender ihre Postfächer in Office 365 gespeichert haben, können die Archivierung komplett zu Office 365 auslagern. Für folgende Office-365-Abonnements steht EOA zur Verfügung:

• Exchange Online Plan 1

• Exchange Online-Kiosk

• Office 365 Business Essentials

• Office 365 Business Premium

• Office 365 Enterprise E1

• Office 365 Government E1

• Office 365 Education E1

• Office 365 Enterprise K1

• Office 365 Government K1

Die folgenden Pläne enthalten bereits die Archivierung, sodass Exchange-Online-Archivierung nicht als Add-On erforderlich ist:

• Office 365 Enterprise E3

• Office 365 Education E3

• Office 365 Government E3

• Office 365 Enterprise E4

• Office 365 Education E4

• Office 365 Government E4

• Exchange Online Plan 2

Jeder Benutzer, der auf Exchange-Online-Archivierung zugreift, muss über ein Exchange-Online-Archivierung-Abonnement verfügen. Ein solches Archiv-Abonnement darf nur zum Speichern der E-Mails eines einzelnen Benutzers verwendet werden. Anwender erhalten unbegrenzten Speicherplatz im Archiv. Zu Beginn wird ein Kontingent von 100 GByte festgelegt. Durch einen Anruf beim Microsoft-Support lässt sich der Speicherplatz erweitern. Administratoren im eigenen Unternehmen können das Speicherkontingent des Archivs nicht anpassen.

Verknüpfung: In der Verwaltungsoberfläche von Office 365 aktivieren Sie das Online-Archiv für Anwender, die ein Postfach auf lokalen Exchange-Servern nutzen.
Verknüpfung: In der Verwaltungsoberfläche von Office 365 aktivieren Sie das Online-Archiv für Anwender, die ein Postfach auf lokalen Exchange-Servern nutzen.

Für den Zugriff auf Archivpostfächer in Exchange Online Archiving müssen die Anwender entweder mit der Weboberfläche und Outlook Web App arbeiten oder mit Outlook ab Version 2007. Ältere Versionen, zum Beispiel Outlook 2003, unterstützen keine Exchange-Online-Archivierung. Zwar lassen sich E-Mails trotzdem archivieren, allerdings können dann Anwender nur über Outlook Web App auf das Archiv zugreifen.

Aktivieren von Exchange-Online-Archivierung für Exchange-Server

Für Benutzer, die ihr primäres Postfach auch einem lokal betriebenen Exchange-Server mit Exchange 2010/2013 gespeichert haben, können Sie in der Verwaltungsoberfläche von Exchange in Office 365 über die Benutzerverwaltung und die Auswahl von lizenzen die Exchange-Online-Archivierung für Exchange-Server aktivieren.