Spesen, Reisekostenabrechnung, Billigflug

Reisekosten senken im Mittelstand

Nach den Personalkosten sind Geschäftsreisen der größte Kostenblock in mittelständischen Unternehmen. Das müsste nicht sein, denn gerade beim Thema Reisekosten und Reisekostenabrechnung lässt sich viel sparen. Dabei helfen auch passende Software-Tools.

Die Zahlen sind beeindruckend: 46,7 Milliarden Euro gaben deutsche Unternehmen im Jahr 2012 für Geschäftsreisen aus. Das hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) in seiner Geschäftsreise-Analyse 2013 herausgefunden. Demnach fällt etwa die Hälfte der Kosten für Flüge und Unterkunft an. Pro Tag bezahlt ein Unternehmen durchschnittlich 140 Euro für Geschäftsreisen, die damit den zweitgrößten Kostenblock nach Löhnen und Gehältern bilden.

Ein Ende der Ausgaben ist nicht abzusehen. Der Geschäftsreise-Benchmark 2014 des Marktforschungsunternehmens Techconsult hat im Auftrag des Softwareanbieters Concur die Reisekosten genauer unter die Lupe genommen. Laut der Studie verzeichnet jedes dritte Unternehmen einen Anstieg seiner Reisekosten. 40 Prozent überschreiten ihr geplantes Budget für Reisekosten. Spitzenreiter sind die Industrie und der Handel mit 50 und 49 Prozent. Dahinter folgen öffentliche Verwaltung und Non-Profit-Unternehmen mit Überschreitungen von 43 Prozent. Der Dienstleistungsbereich liegt mit 32 Prozent noch unter dem Durchschnitt. Am seltensten überschreiten Energie- und Wasserversorger ihr Budget (22 Prozent).

Aufteilung der Reiskosten laut dem Geschäftsreise-Benchmark.

Reisekosten: Anstieg in jedem dritten Unternehmen
Weitere wichtige Ergebnisse der Studie:

  • Im Gesamtdurchschnitt haben 33 Prozent der Unternehmen einen Anstieg der Reisekosten im Jahr 2012 verzeichnet, darunter vor allem Banken und Versicherungen (46 Prozent) sowie Industrieunternehmen (41 Prozent).

  • 29 Prozent aller Geschäftsreisen sind Auslandsreisen; die meisten Auslandsreisen absolvieren dabei Unternehmen der Branchen Industrie (39 Prozent) und Handel (37 Prozent)

  • Hinsichtlich des Transportmittels unterscheiden sich die Budgetverfehlungen nur wenig: Im Durchschnitt überschreiten 14 Prozent die Flugkosten, 11 Prozent die Bahnkosten, 13 Prozent die PKW-Kosten und 13 Prozent die Übernachtungskosten

Die Studie zeigt aber auch: Je besser die Software-Unterstützung im Unternehmen, desto effizienter ist auch der Reisemanagement-Prozess. Und umso wahrscheinlicher werden auch die festgelegten Reisekostenbudgets eingehalten.

„Dass 40 Prozent der befragten Unternehmen ihre geplanten Reisekosten überschreiten, sollte zu denken geben“, sagt Matthias Linden, Vertriebschef von Concur Deutschland. „Dabei sind Reisekosten der zweitgrößte kontrollierbare Kostenblock nach Löhnen und Gehältern. Oftmals bewirken schon detaillierte Analysen, mit denen Reiserichtlinien intelligent an die Anforderungen der Mitarbeiter angepasst werden können, einen Unterschied.“

Der beste Tipp zum Sparen: Reisen vermeiden

In der Tat lässt sich in puncto Reisekosten einiges sparen. Und zwar in allen Bereichen. Im Kern geht es neben der Verpflegung vor allem um Transport und Unterkunft, die zusammen über 50 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Gerade für den ausgabekritischen Mittelstand stellt sich daher rasch die Frage nach möglichen Einsparpotentialen bei regelmäßigen Geschäftsreisen.

Der erste Tipp klingt trivial, ist aber umso wirksamer: Ein grundsätzlicher Weg, Reisekosten zu minimieren, ist, die Reise erst gar nicht anzutreten. Viele Mitarbeiter verreisen gern und sehen in einer Geschäftsreise eine willkommene Abwechslung vom Business-Alltag. Doch muss wirklich jede Reise, die ein Mitarbeiter wünscht, sein? Im Internet-Zeitalter gibt es genügend Alternativen, Konferenzen und Meetings virtuell zu veranstalten, so dass Reisekosten völlig entfallen.

Der Schweizer Verkabelungsspezialist R&M beispielsweise ersparte sich jede fünfte Geschäftsreise durch den Einsatz eines Videokonferenz-Systems. Damit konnten weltweit Schulungen, Vorträge, Beratungs- und Verkaufsgespräche, Teamsitzungen, Präsentationen, Meetings und Konferenzen abgehalten werden. Auch Filesharing, der Austausch von Dokumenten und die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit sind möglich. Bis zu 25 Teilnehmende konnten so intensiv und virtuell zusammenarbeiten und Erfahrungen austauschen.