Flottenmanagement für den Mittelstand

Mobil Fahrzeuge managen

Wenn nicht nur Fahrzeuge und Fahrer häufig unterwegs sind, sondern auch die Disponenten oder Fuhrparkmanager, können Lösungen sinnvoll sein, die zusätzlich einen mobilen Zugriff auf die Flottenmanagementsoftware erlauben. Dies ist bei Cloud-basierten Lösungen in aller Regel der Fall, da der mobile Browser von Tablet oder Smartphone die mobilen Zugriffe realisieren kann.

Aber auch für Server-basierte Lösungen im eigenen Netzwerk sind mobile Flottenmanagerzugriffe möglich. Lösungen wie Scania Fleet Management oder eDispo Fleet-Manager verfügen über eine spezielle mobile App. Hier sollte allerdings darauf geachtet werden, welche mobilen Betriebssysteme im Unternehmen zum Einsatz kommen und ob diese auch vom mobilen Flottenmanager unterstützt werden.

Servicefunktionen für Fahrer

Je nach Flottenmanagerlösung stehen auch den Fahrerinnen und Fahrern eigene Funktionen zur Verfügung, zum Beispiel das Führen eines Fahrtenbuches, die Reservierung bestimmter Fahrzeuge und eigene Auswertungen zu Fahrzeiten. Ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Unterstützung bietet zum Beispiel InFleet. Eine Online-Reservierung von Fahrzeugen ermöglichen Zusatzmodule zur Lösung Flottenmanager von K-SOFT iT-Center.

Servicefunktionen für Mitarbeiter sollten am besten webbasiert und wenn möglich auch als App für Smartphones und Tablets angeboten werden können, um die Nutzung möglichst einfach und flexibel zu gestalten. Allerdings sollten die Zugriffe auf die fahrerspezifischen Daten und Auswertungen nur mit entsprechenden Berechtigungen und nach einer Zugriffskontrolle möglich sein. Eine Zweckentfremdung der Fahrerdaten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist aus Sicht des Datenschutzes nicht zugelassen. In jedem Fall müssen mitarbeiterbezogene Auswertungen mit der Mitarbeitervertretung abgestimmt werden.

Wenn es zum Unfall kommt

Zum Fuhrparkmanagement kann auch die Verwaltung der Versicherungsverträge gehören, also die Erfassung, welche Fahrzeuge wie versichert sind. Entsprechende Auswertungen können Optimierungspotenzial aufzeigen und dabei helfen, Über- oder Unterversicherungen zu vermeiden oder bestimmte Rabatte bei den Versicherungen zu nutzen.

Auch mögliche Schadensfälle wollen dokumentiert werden und können bei Auswertungen von Bedeutung sein. Lösungen wie Fleet+, Fleet³OfficePro, move)fleet, ClaimScape oder Sycor.Rental bieten Funktionen zur Verwaltung von Fahrzeugversicherungen und möglichen Unfallschäden.

Werkstatt oder Ersatzteillager

Reparaturen, aber auch Wartungen an den Fahrzeugen gehören in die digitalen Fahrzeugakten. Dabei sollte geprüft werden, ob die Zusammenarbeit mit Werkstätten oder das interne Ersatzteillager abgebildet werden können - je nachdem, was intern bewerkstelligt wird, ob es sich um Leasing-Fahrzeuge handelt und ob diese Fahrzeugkosten unter Umständen bereits in einer anderen Unternehmensanwendung im Einkauf oder im Finanzbereich erfasst werden.

Beispiele für die Einbindung von Werkstätten und Reparaturen kommen von Fleet³OfficePro, Fleet+, FleetInform oder Sycor.Rental. Solche Lösungen können auch Reparaturaufträge, Wartungspläne, Wartungsaufträge oder Ersatzteilbestellungen vorsehen und dokumentieren.

Treibstoffkosten im Blick

Zu den wesentlichen Fahrzeugkosten gehören bekanntlich die Treibstoffkosten. Auswertungen zum Treibstoffverbrauch sind ebenso hilfreich wie die Verwaltung möglicher Tankkarten. Entsprechende Funktionen bieten Flottenmanager wie comm.fleet, FleetInform oder move)fleet. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, welche Tankkartensysteme genau unterstützt werden, da es hier unterschiedliche Schnittstellen gibt.

Auswertungen zu den Betriebskosten sind in jedem Fall wichtig. Ob zum Beispiel eine Tankkartenfunktion erforderlich ist oder nicht, sollte jedes Unternehmen für sich prüfen.

Die Vielfalt an Funktionen und Lösungen für das Flottenmanagement ist so groß, dass die Lösungssuche durchaus anspruchsvoll sein kann. Deshalb ist die Entwicklung eines unternehmensindividuellen Anforderungskatalogs besonders wichtig und lohnenswert. Zu den Anforderungen können auch moderne Ansätze wie die gemeinsame Nutzung einer Fahrzeugflotte mit anderen Unternehmen zählen. Das neue Projekt "Shared E-Fleet" wird in naher Zukunft zeigen, wie dies speziell für Elektrofahrzeuge möglich ist. Es lohnt sich also, den Markt für Flottenmanager im Auge zu behalten. (wh)