Fuhrpark effizienter nutzen und Kosten sparen
Flottenmanagement für den Mittelstand
Wenn Firmenfahrzeuge längere Zeit ungenutzt auf dem Hof stehen, ist es offensichtlich, dass der Fuhrpark nicht optimal genutzt wird. Das gilt für Baumaschinen genauso wie für Transportfahrzeuge oder repräsentative Dienstwagen.
Im Flottenmanagement eines Unternehmens steckt aber meist noch mehr Optimierungspotenzial, als der Blick auf den Firmenparkplatz verrät. Die Lünendonk GmbH berichtet davon, dass Flottenmanagementsysteme mehr als 60 Prozent der Fuhrparkkosten durch Kürzungen und Optimierungen beeinflussen können. Mit bis zu 30 Prozent an möglichen Einsparungen führt dabei laut der Lünendonk-Studie der Treibstoff die Liste an, während beispielsweise bei Instandhaltung, Reifen und Versicherung jeweils nur 5 Prozent Einsparungen erreicht werden können.
Bei der Vielzahl an Fahrzeugen, Fahrern und Kostenfaktoren, die es zu beachten gilt, lohnt sich die Überlegung, eine Softwareunterstützung für die Optimierung der Fuhrparkverwaltung zu nutzen.
Ein Flottenmanagement-System kann eine Vielzahl von Werttreibern generieren, zusätzlich zur möglichen Kostensenkung bei Treibstoff und Versicherung.
Zu den Standardfunktionen einer Flottenmanagement-Lösung gehören die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Fahrzeugstammdaten, wie das Beispiel Fleet³OfficePro zeigt
AlphaGuide bietet den Fahrern der verwalteten Fahrzeugflotte verschiedene mobile Services, zum Beispiel bei der Erstellung eines Unfallberichts.
Neben der Fahrzeugverwaltung gehört auch das Fahrermanagement zu den Aufgaben im Fuhrpark. Fleet³OfficePro bietet unter anderem eine spezielle Funktion zur Führerscheinkontrolle.
Flottenmanagement-Lösungen wie FUMO sehen umfangreiche Funktionen zur Fahrerverwaltung vor.
Der mobile Scania Fleet Manager unterstützt die Ortung der eingesetzten Fahrzeuge.
Disponenten können zum Beispiel bei Scania Fleet Management Detailinformationen zu Fahrzeugen und Fahrern mobil abrufen.
Passend für den eigenen Fuhrpark
Auf dem Softwaremarkt gibt es eine große Vielfalt an Lösungen, die sich als Flottenmanager anbieten. Gerade Unternehmen aus dem Mittelstand sollten es vermeiden, einfach eine Flottenmanagementsoftware mit möglichst vielen Funktionen einzusetzen.
Unnötige Funktionen erschweren die Bedienung, erhöhen das Fehlerpotenzial und den Bedarf an Softwarewartung; sie können hohe Lizenz- und Betriebskosten für eine Software nach sich ziehen, die nur zum Teil genutzt wird. Das muss nicht sein, wenn das Unternehmen vor der Suche nach einer Softwarelösung den eigenen Bedarf und damit die eigene Fahrzeugflotte genau analysiert.
Fuhrparkmanagement als Modul oder Spezialsoftware?
Bei der Suche nach einem softwarebasierten Fuhrparkmanager sollten Unternehmen auch prüfen, ob ein passendes Zusatzmodul für die bestehende Warenwirtschaftslösung zu haben ist. Entsprechende Flottenmanagementlösungen gibt es zum Beispiel mit Sycor.Rental oder move)fleet für Microsoft Dynamics NAV: Für SAP ist unter anderem inconsoS/RPA oder fleet@insTRA auf dem Markt
Eine direkte Integration in die im Einsatz befindliche Unternehmenssoftware verringert in der Regel den Schulungsaufwand für die Anwender und erleichtert die Übernahme der Fuhrparkauswertungen in andere Unternehmensberichte oder Dashboards.
Wenn das verfügbare Zusatzmodul allerdings nicht die erforderlichen Funktionen für das eigene Flottenmanagement bietet, kann es sinnvoll sein, lieber nach einer Spezialsoftware zu suchen, die möglichst über offene Schnittstellen an die vorhandenen Unternehmensanwendungen angebunden werden kann.
Flottenmanager aus der Wolke
Wird bereits das vorhandene Warenwirtschaftssystem aus einer Cloud bezogen, dürfte dies auch für ein Zusatzmodul für den Fuhrpark gelten. Doch auch Spezialsoftware im Bereich Flottenmanagement wird als Cloud-Lösung angeboten, wie zum Beispiel FleetInform, FUMO oder eFuhrpark mit CENCloud.
Wie bei anderen Cloud-Diensten auch, entfallen bei Flottenmanagern aus der Wolke die Installationsaufwände, und meist sinken die Betriebskosten für die Software. Da auch die Fuhrparkverwaltung geschäftsrelevante, vertrauliche und personenbezogene Daten mit sich bringt, muss bei Cloud-basierten Flottenmanagern auf die Verfügbarkeit und Sicherheit des Dienstes geachtet werden. Die vom Cloud-Anbieter vorgelegten Sicherheitskonzepte und Service Level Agreements (SLAs) sollten deshalb entsprechend genau überprüft werden. Doch nicht nur die Softwareverträge müssen transparent sein.
Fuhrparkmanagement: Leasing oder Kauf?
Zu jedem Fuhrpark gehören umfangreiche Verträge, entweder zum Fahrzeugkauf und zur Wartung oder zum Fahrzeug-Leasing. Eine entsprechende Vertragsverwaltung sollte deshalb jeder Flottenmanager haben. Umfangreiche Vertragsfunktionen liefern zum Beispiel die Lösungen comm.fleet, Sycor.Rental oder FleetInform.
Bei der Lösungsauswahl sollte geprüft werden, ob in der Software der Wahl alle im Unternehmen oder für externe Stellen erforderlichen Vertragsdaten abgebildet werden können. Wird eine Testinstallation durchgeführt, um zum Beispiel die Vertragsfunktionen prüfen zu können, sollte generell auf Echtdaten verzichtet werden.
Die Testdaten müssen allerdings den Echtdaten bestmöglich nachempfunden sein, also alle vorkommenden Felder mit entsprechenden Feldlängen und Feldbelegung enthalten. So darf es nicht passieren, dass die Flottenmanagementsoftware zum Beispiel nur numerische Vertragskennzeichen akzeptiert, in Wirklichkeit aber auch Buchstaben in den Vertragskennzeichen vorkommen.
Werden Leasingfahrzeuge genutzt, kann es sich auch lohnen, beim Leasinganbieter nachzufragen, ob spezielle Flottenmanager-Tools angeboten werden. Ein Beispiel ist FleetControl von Sixt Leasing. Bevor jedoch eine Speziallösung des Leasing-Anbieters eingeführt wird, steht die Überlegung an, ob langfristig Leasing-Fahrzeuge dieses Anbieters genutzt werden sollen. Ungewollte Abhängigkeiten sollten vermieden werden.
Mehr als Fahrzeugdaten
Ja nach Fahrzeugarten im Fuhrpark unterscheiden sich auch die Fahrzeugdaten, die es zu erfassen und zu verwalten gilt. Bestimmte Angaben, die für den Dienstwagen des Vertriebsmitarbeiters nicht erforderlich sind, können für Baumaschinen von großer Bedeutung sein. Spezielle Möglichkeiten zur Erfassung der Fahrzeugdaten bei Baumaschinen bietet zum Beispiel Sycor.Rental. Dagegen richtet sich das Pkw-Flottenmanagement von COSware dem Namen entsprechend an Unternehmen mit einer Pkw-Flotte.
Fahrzeugdisposition und Ortung
Lösungen im Bereich Flottenmanagement können nicht nur dadurch helfen, dass sie auf Knopfdruck zeigen, welche Fahrzeuge aktuell auf dem Firmenhof stehen und welche bereits unterwegs oder verplant sind. Über integrierte Ortungsfunktionen oder Schnittstellen zu Ortungslösungen helfen sie bei der Disposition der Fahrzeuge unter Berücksichtigung der aktuellen Fahrzeugposition, wie zum Beispiel die Lösungen ENAiKOON, InFleet, comm.fleet, mobileFleetManager, TomTom Worksmart oder COMLOG Fleet.
Bei Positionsermittlungen sollte allerdings nicht vergessen werden, dass nicht nur die Fahrzeuge geortet werden, sondern im Fall bewegter Fahrzeuge auch die Fahrer und Fahrerinnen. Deshalb muss bei der Einführung einer Flottenmanagementlösung auch an den Beschäftigtendatenschutz gedacht werden. Wie verschiedene Gerichtsurteile zeigen, müssen die betroffenen Beschäftigten zumindest über die Ortungen vorab informiert werden. Hierzu empfiehlt sich der Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung.