Ratgeber IT-Projekt-Management

Warum das Projekt-Team versagt

Die Durchführung: Wer navigiert, muss seine Position kennen

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Während der Durchführungsphase ist kontinuierlich zu prüfen, ob sich das Projekt eigentlich noch auf dem geplanten Weg befindet. Die zentralen Fragen, die hier gestellt werden müssen, sind folgende: Stimmen die Kosten? Liegen die Ergebnisse im Zeitplan? Sind gegebenenfalls Anpassungen notwendig?

Nur wer weiß, wo sein IT-Projekt aktuell steht, kann effizient steuern und mögliche Fehlentwicklungen vermeiden. Aus diesem Grund sollte das Unternehmen ein

Reporting installieren, das auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Adressaten wie Top-Management, Projektleiter und Teilprojektleiter abgestimmt ist. Erst damit rücken zeitnahe Informationen über den Projektfortschritt in den Bereich des Möglichen.

Wichtig ist es, die richtigen Kennzahlen zu wählen und die relevanten Größen zu erfassen: Sollen Zeit, Kosten oder Qualität überwacht werden? Beziehungsweise wo liegt der Schwerpunkt?

Ein zu geringes Budget rächt sich

Für das Projekt-Management planen die Verantwortlichen oft ein zu geringes Budget ein. Diese vermeintlichen Einsparungen entpuppen sich im späteren Verlauf des Projekts häufig als wahrer Kostenfresser: Das Vorhaben treibt intransparent vor sich hin und ist aufgrund der schlechten Datenbasis kaum zu steuern. Zehn bis 15 Prozent der Gesamtkosten sollten für das Projekt-Management einkalkuliert werden.

Selbst ein gut aufgesetztes Reporting muss vom Projektleiter immer wieder kritisch hinterfragt werden. Gefahr droht auch dann, wenn das Projekt laut Bericht rund läuft und die Mitarbeiter "Status grün" melden. Häufig berichten die Mitarbeiter Probleme ja nicht direkt, weil sie per se von einer kurzfristigen Lösung ausgehen. Stellt sich diese Annahme als Trugschluss heraus, so kann aus einem "Grün" urplötzlich ein "Rot" werden - und die Zeitplanung gerät aus den Fugen.