DMS-Lösungen für mittelständische Firmen

Dokumentenmanagement ganz einfach - Tools für Unternehmen

03.06.2013 | von Diego Wyllie (Autor) 
Diego Wyllie
Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
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Foto: IDGNS
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Mit dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing wächst die Bedeutung von plattformübergreifendem und unternehmensweitem Dokumentenmanagement. Folgende DMS-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen sind leicht zu implementieren und zu bedienen.
Im Zuge der rasanten Entwicklung von Mobile- und Cloud-Computing haben sich die die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme, die im digitalen Chaos für Ordnung und Transparenz sorgen, in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Denn heute müssen geschäftskritische Dokumente nicht nur im Büro, sondern zunehmend auch im Home Office, beim Kunden vor Ort oder unterwegs verfügbar sein. Anwender wollen auf ihre Dateien auch mobil zugreifen und dabei in Sachen Bedienbarkeit keine Kompromisse machen. Das heißt, Dokumente sollen auch auf dem Smartphone oder Tablet-PC bequem bearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unseres Alltags die Menge an zu verwaltenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Konsequenz: Das benötigte Dokument zur richtigen Zeit zu finden wird immer schwieriger.
Vor diesem Hintergrund erleben DMS-Systeme derzeit ihre Renaissance, und das sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Dabei scheinen die Grenzen zwischen Business- und Consumer-Software immer weiter zu verschwinden. Online-Dienste wie Dropbox und Box, die sich zunächst unter Privatanwendern etabliert haben, finden nun ihren Weg in den Enterprise-Sektor und bieten sich als eine zunehmende attraktive Alternative für KMU an, die sich klassische Systeme früher nicht leisten konnten - oder aufgrund der hohen Komplexität nicht leisten wollten. Gleichzeitig offerieren viele Consumer-Produkte wie etwa Doctape, Fileee und Doo - alle drei Services stammen aus Deutschland - leistungsstarke Dateiverwaltungsfunktionen, die vor einigen Jahren nur bei Unternehmen infrage kamen.
Von dieser Marktentwicklung profitieren in erster Linie kleine und mittlere Unternehmen, die nun unter einer Vielzahl preisgünstiger Lösungen auswählen können. Diese sind flexibel, leicht zu implementieren und bieten gleichzeitig die einfache und intuitive Bedienbarkeit eines Consumer-Produkts an. An diese Anwendergruppe richten sich die modernen DMS-Systeme, die auf den folgenden Seiten aufgeführt werden.

Alfresco

Bei "Alfresco" handelt es sich um eine populäre DMS-Lösung, die sich mit rund sieben Millionen Anwendern in der Praxis längst bewährt hat. Die aus Großbritannien stammende Software basiert auf Java und zählt zu den wichtigsten DMS-Lösungen aus dem Open-Source-Lager. In der Community-Edition ist sie kostenlos erhältlich. Zusätzlich bietet der Anbieter kostenpflichtige Produkte, die sich entweder auf dem eigenen Server installieren oder on-demand beziehen lassen.
Highlights: Neben den marktüblichen Features im Bereich Archivierung und Dokumentenfreigabe, die bei keinem klassischen DMS-System fehlen dürfen, bietet Alfresco einige Sonderfunktionen, die den Unterschied machen können. Dazu zählen beispielsweise Social-Enterprise-Features, mit denen Anwender Inhalte entdecken und mit Kollegen austauschen können. Die Arbeit des Teams an Dokumenten lässt sich mit der Software auf einfache Weise in benutzerspezifischen Workflows abbilden, die für Produktivität im Alltag sorgen sollen. Ein weiterer Pluspunkt besteht in den Integrationsmöglichkeiten. So lässt sich die Software mit Microsoft Office, Apple iWork, Adobe Creative Suite, Google Docs und weiteren Systemen integrieren.
Hilfreich: Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse und die Möglichkeit der effizienten Zusammenarbeit im Team hilft die quelloffene DMS-Lösung Alfresco, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.
Hilfreich: Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse und die Möglichkeit der effizienten Zusammenarbeit im Team hilft die quelloffene DMS-Lösung Alfresco, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.
Hilfreich: Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse und die Möglichkeit der effizienten Zusammenarbeit im Team hilft die quelloffene DMS-Lösung Alfresco, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.
Foto: Diego Wyllie
Preise und Verfügbarkeit: Alfresco ist sowohl on-premise als auch on-demand erhältlich. Firmen, die sich für die Cloud-Lösung entscheiden, erhalten 10 GByte Speicherplatz für ihre Dokumente kostenlos. Wer mehr Platz benötigt, kann unter verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Plänen auswählen. Die Preise fangen hier bei monatlich 49 Dollar Basisgebühr plus 9 Dollar pro Anwender an. Die Community-Edition ist kostenlos und richtet sich in erster Linie an Anwender, die das System nach ihren eigenen Bedürfnissen anpassen möchten.
Fazit: Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse und die Möglichkeit der effizienten Zusammenarbeit im Team hilft Alfresco Unternehmen dabei, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.
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