ECM-Trend - elektronische Archivierung
E-Akten dämmen die Papierflut
Die elektronische Akte ist derzeit eines der Top-Themen im Bereich Enterprise-Content-Management (ECM). Diese für viele erstaunliche Tatsache haben kürzlich auch voneinander unabhängige Studien der Marktforschungsinstitute Pierre Audoin Consultants (PAC) und Pentadoc bestätigt. Vor allem Banken, Versicherungen und Behörden wie zum Beispiel die Bundesagentur für Arbeit setzen auf elektronische Aktenhaltung. Aber auch viele mittelständische Unternehmen haben bereits elektronische Akten im Einsatz.
- Was ist eine E-Akte?
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen. - 1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar
Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden. - 2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz
Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven. - 3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt. - 4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat. - Anwender rechtzeitig ins Boot holen
Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.
Zeitarbeitsfirma Voß archviert Personalunterlagen mit DocuWare
Unternehmen, die E-Akten nutzen, versprechen sich einen schnelleren und ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen auch durch verschiedene Mitarbeiter. Informationen sollen auf diese Weise schneller gefunden und Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Bei der Zeitarbeitsfirma Tina Voß aus Hannover wird dies beispielsweise mit Hilfe einer Lösung des Anbieters DocuWare realisiert.
Das niedersächsische Zeitarbeitsunternehmen archiviert mehrere tausend Personalunterlagen im Monat in einem zentralen Dokumenten-Pool. Hier ermöglicht die digitale Personalakte den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass geeignete Bewerber in kürzester Zeit an passende Unternehmen vermittelt werden können. "Die Einführung der elektronischen Akte bedeutet für uns eine große Zeitersparnis. Hauptvorteile sind die Transparenz und die parallele Zugriffsmöglichkeit auf Bewerbungsunterlagen durch verschiedene Mitarbeiter. Eine Stelle kann so mit dem optimalen Kandidaten schnellstmöglich besetzt werden", erklärt Firmenchefin Tina Voß.
E-Akten sind immer und überall verfügbar
Bereits seit fünf Jahren hat auch der international tätige Anbieter von Industrieklebstoffen Jowat AG aus Detmold eine elektronische Aktenlösung von Circle Unlimited im Einsatz. Jowat nutzt die elektronische Akte unter anderem im Beteiligungs-Management und in der Fuhrparkverwaltung. Die Beteiligungsakte sammelt alle Informationen für das Beteiligungs-Controlling wie Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Organigramme aus den verbundenen Unternehmen. Im Bereich der Fuhrparkverwaltung hat jedes Fahrzeug eine eigene Akte, in der beispielsweise Versicherungsschein, Kfz-Steuerbescheid, Leasing-Vertrag, Dienstwagennutzungsvertrag und Unterlagen zu Wartungsmaßnahmen oder Schadenereignissen zusammenfließen.
Den großen Vorteil der elektronischen Akte sieht Nils Günther, der als Justiziar für alle Rechtsfragen bei der Jowat AG verantwortlich ist, in der Verfügbarkeit von Informationen, die entscheidend für jeden Geschäftserfolg ist: "Werden unternehmerische Entscheidungen nicht auf Grundlage angemessener Informationen getroffen, droht den Organmitgliedern sogar die persönliche Haftung. Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich." Niemand könne mehr behaupten, über einen Vorgang nicht informiert zu sein, da jeder Berechtigte den Zugang zur elektronischen Akte selbst in der Hand habe.