ECM-Trend - elektronische Archivierung

E-Akten dämmen die Papierflut

Die digitale Aktenverwaltung ist im Kommen. Sie ersetzt revisionssicher ineffiziente Papierarchive und beschleunigt Arbeitsabläufe. Auch viele mittelständische Unternehmen verwenden bereits elektronische Akten.

Die elektronische Akte ist derzeit eines der Top-Themen im Bereich Enterprise-Content-Management (ECM). Diese für viele erstaunliche Tatsache haben kürzlich auch voneinander unabhängige Studien der Marktforschungsinstitute Pierre Audoin Consultants (PAC) und Pentadoc bestätigt. Vor allem Banken, Versicherungen und Behörden wie zum Beispiel die Bundesagentur für Arbeit setzen auf elektronische Aktenhaltung. Aber auch viele mittelständische Unternehmen haben bereits elektronische Akten im Einsatz.

Zeitarbeitsfirma Voß archviert Personalunterlagen mit DocuWare

Unternehmen, die E-Akten nutzen, versprechen sich einen schnelleren und ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen auch durch verschiedene Mitarbeiter. Informationen sollen auf diese Weise schneller gefunden und Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Bei der Zeitarbeitsfirma Tina Voß aus Hannover wird dies beispielsweise mit Hilfe einer Lösung des Anbieters DocuWare realisiert.

Das niedersächsische Zeitarbeitsunternehmen archiviert mehrere tausend Personalunterlagen im Monat in einem zentralen Dokumenten-Pool. Hier ermöglicht die digitale Personalakte den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass geeignete Bewerber in kürzester Zeit an passende Unternehmen vermittelt werden können. "Die Einführung der elektronischen Akte bedeutet für uns eine große Zeitersparnis. Hauptvorteile sind die Transparenz und die parallele Zugriffsmöglichkeit auf Bewerbungsunterlagen durch verschiedene Mitarbeiter. Eine Stelle kann so mit dem optimalen Kandidaten schnellstmöglich besetzt werden", erklärt Firmenchefin Tina Voß.

E-Akten sind immer und überall verfügbar

Bereits seit fünf Jahren hat auch der international tätige Anbieter von Industrieklebstoffen Jowat AG aus Detmold eine elektronische Aktenlösung von Circle Unlimited im Einsatz. Jowat nutzt die elektronische Akte unter anderem im Beteiligungs-Management und in der Fuhrparkverwaltung. Die Beteiligungsakte sammelt alle Informationen für das Beteiligungs-Controlling wie Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Organigramme aus den verbundenen Unternehmen. Im Bereich der Fuhrparkverwaltung hat jedes Fahrzeug eine eigene Akte, in der beispielsweise Versicherungsschein, Kfz-Steuerbescheid, Leasing-Vertrag, Dienstwagennutzungsvertrag und Unterlagen zu Wartungsmaßnahmen oder Schadenereignissen zusammenfließen.

Den großen Vorteil der elektronischen Akte sieht Nils Günther, der als Justiziar für alle Rechtsfragen bei der Jowat AG verantwortlich ist, in der Verfügbarkeit von Informationen, die entscheidend für jeden Geschäftserfolg ist: "Werden unternehmerische Entscheidungen nicht auf Grundlage angemessener Informationen getroffen, droht den Organmitgliedern sogar die persönliche Haftung. Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich." Niemand könne mehr behaupten, über einen Vorgang nicht informiert zu sein, da jeder Berechtigte den Zugang zur elektronischen Akte selbst in der Hand habe.