Dokumentenmanagement mit SharePoint Server 2010

In Sachen Verwaltung von Dokumenten hat Microsoft dem SharePoint Server 2010 zahlreiche Möglichkeiten spendiert und zudem die Oberfläche erheblich verändert. Vor allem die allgegenwärtige Integration des Menübandes (Ribbon), das Anwender bereits aus Office 2007 kennen, erleichtert die Verwaltung von Dokumenten. Wir zeigen Ihnen im folgenden Beitrag, welche Möglichkeiten SharePoint Server 2010 im Bereich der Dokumentenverwaltung bietet. Hierzu offeriert Microsoft auch einen ausführlichen Webcast.

Wenn Sie eine Dokumentenbibliothek erstellt haben, können berechtigte Anwender leicht über den Link Neues Dokument hinzufügen eines oder mehrere Dokumente zum Server hochladen. Nach der Erstellung des Dokumentes öffnet sich Word, und Anwender können mit dem Dokument ganz normal arbeiten. Beim Speichern legt Word die Datei automatisch direkt im Web ab, der Speicherdialog ändert sich fast unmerklich. Sie können für einzelne Seiten Benachrichtigungen aktivieren und erhalten per E-Mail detaillierte Informationen, wenn Dokumente innerhalb der konfigurierten Bibliothek hinzugefügt oder geändert wurden.

Sie können Tabellen nach Excel exportieren und daraus importieren sowie Kontakte und Kalender mit Outlook austauschen. Benutzer können auch selbst Benachrichtigungen auf einzelnen Webseiten konfigurieren. Wenn sich in einem Bereich etwas ändert, also andere Anwender ein neues Dokument hinzufügen, ein altes bearbeiten oder löschen, erhält der Benutzer durch den E-Mail-Server eine Benachrichtigung zugestellt. Für Dokumentbibliotheken können Sie Inhaltsgenehmigungen konfigurieren. Erstellt in einem solchen Fall ein Mitarbeiter ein neues Dokument, zeigen es die SharePoint-Services erst dann an, nachdem ein Berechtiger - zum Beispiel der Abteilungsleiter - den Inhalt genehmigt hat.