Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile
Microsoft-Client-Zugriffsrechte
In vielen IT-Abteilungen laufen die Budgetplanungen für das kommende Kalenderjahr bereits an. Aber auch langfristigere Planungen, wie die Verlängerung von Service- oder Lizenzverträgen, müssen frühzeitig vorbereitet werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich insbesondere von März bis Juni die Vertragsverhandlungen häufen. Wird berücksichtigt, dass bereits mittelständische Unternehmen einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten für die Vorbereitung und die Vertragsverhandlungen großer Verträge einplanen sollten, werden jetzt schon zahlreiche Lizenzmanager und IT-Leiter ins Schwitzen kommen. Lautet doch oftmals die magische Aufgabe, niedrigere Kosten bei höheren Leistungen.
Dass es sich hierbei um kein ökonomisches Prinzip - oder keine Entscheidungsregel - handelt, wird ignoriert. Auch wird regelmäßig nicht beachtet, dass die Anbieter seit dem Start des letzten Vertrags die Preise teilweise deutlich angepasst haben. Hierdurch kommt es zwangsläufig zu einer Preissteigerung bei vergleichbarer Anzahl von Geräten. Hinzu kommt - und auch dies wird sowohl von der Geschäftsführung als auch der IT-Leitung oftmals vergessen -, in den Planungen ein etwaiges Wachstum abzubilden. Es ist keine Seltenheit, dass IT-Leiter von der Geschäftsleitung oder dem Finanzvorstand die Aufgabe bekommen, "zu gleichen Konditionen minus fünf Prozent wie vor drei Jahren" abzuschließen. Die durchschnittliche Preissteigerung von sieben Prozent bei den eingesetzten Produkten sowie die Steigerung der Mitarbeiterzahl, und somit die Zahl der mit Software auszustattenden Arbeitsplätze, um 15 Prozent wird bei solchen Vorgaben nicht berücksichtigt.
- Alles zum Lizenz-Management
Zu viele Lizenzen kosten unnötig Geld, zu wenige bringen juristischen Ärger. Das ewige Kreuz mit dem Lizenz-Management. - 1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen
Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst. - 2. Konsolidieren Sie Ihre Software
Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit. - 3. Zentralisieren Sie die Beschaffung
Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden. - 4. Achten Sie auf korrekte Lizenzierung
Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das sei nicht immer die mit dem günstigsten Preis, mahnt Aagon - und nennt dazu ein Beispiel: Bei Microsoft Office- seien manche Unternehmen versucht, statt einer Volumenlizen die günstigeren Home&Business-Lizenzen zu kaufen. - 5. Integrieren Sie das Lizenz- in das Client-Management
Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung gehört auch ein zentral gesteuerter Prozess für die Installation. Der lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen. Dessen Inventarisierungsfunktion liefert regelmäßig aktuelle Daten über jede im Unternehmen installierte Software, die das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen kann. - 6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus
Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kann durchaus kostenpflichtig sein. Unternehmen, die beispielsweise die Datenbank MySQL einsetzen, vergessen häufig, dass hierfür im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Der Lizenz-Manager muss deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Auch hier empfiehlt es sich, die Lizenzen gesondert auszuweisen - zumal die Rechtslage noch unklar ist. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten. - 7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger sicher auf
Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Home Office haben Lizenznachweise und Datenträger nichts verloren, konstatiert Aagon. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral und an einem sicheren, feuergeschützten Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben. - 8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden. - 9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung
Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein. - 10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren
Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher.
IT-Leitern und Lizenzmanagern ist zu empfehlen, vor Absprachen mit der Geschäftsleitung entsprechende Informationen über die Ist-Situation zu sammeln. Unter keinen Umständen darf auf Grundlage von unsicheren Informationen ein Zugeständnis über das Budget vereinbart werden. In von uns betreuten Projekten hat sich nicht selten gezeigt, dass solche nicht haltbaren Versprechen später zu Tränen und insbesondere zu Stühlerücken führen.
Optimum zwischen Aufwand und Nutzen
Wir empfehlen den IT-Verantwortlichen aus diesem Grund, im Vorfeld von Zusagen gegenüber der Geschäftsführung, beim Vorbereiten und im Rahmen der Lizenzverhandlungen auf das Extremumprinzip (auch als Optimumprinzip bezeichnet) zu setzen. Ziel ist, ein optimales Verhältnis zwischen eingesetzten Mitteln und angestrebtem Nutzen - den eigenen Zielen - zu erreichen. Ein solcher Ansatz zielt nicht nur direkt auf monetäre Größen ab. Vielmehr muss auf eine optimierte Nutzung der aktuell eingesetzten und zukünftig zu verwendenden Nutzungsrechten abgezielt werden.
Im Microsoft-Lizenzuniversum können Anwender hier exemplarisch im Bereich der Client Access Licences (CALs) optimieren. Microsoft bietet an dieser Stelle einige Suiten (Produktbündelungen), die durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen bringen können.
Microsoft CAL
Microsoft hat in den vergangenen Jahren ein umfassendes, ganzheitliches und optimiertes Modell entwickelt, über unterschiedliche Vertriebswege und Lizenzprogramme die eigenen Produkte und Services erfolgreich zu vermarkten. Der absolute Umsatztreiber hinsichtlich Differenzierung und Abschöpfung von Preisbereitschaften bei den Anwendern sind die CALs - die Client Access Licences. Hierbei handelt es sich nicht um eine Software, sondern vielmehr um eine eigenständige Lizenz, die Nutzungsrechte enthält. CALs monetarisieren den Zugriff auf Server. Das bedeutet, dass der Gesamtpreis der eingesetzten Server von der Anzahl der Zugriffsoptionen abhängt. CALs können pro User oder pro Gerät beschafft werden. Ferner gibt es weitere CAL-Formen, die den Zugriff von Partnern oder Dritten regeln.
Dieses Server-CAL-Modell führt dabei auch zu niedrigen Einstiegspreisen bei der Beschaffung des eigentlichen Servers. Alternativen zu diesem Modell wären höhere Kosten für den Server oder eine Lizenzierung auf Basis genutzter Prozessoren, die eine CAL obsolet machen würde. Durch das Server-CAL-Konzept partizipiert ein Anbieter wie Microsoft am Wachstum der Anwender. Wächst die Anzahl an Mitarbeitern und Geräten, die auf einen Server zugreifen, steigt auch die Zahl der benötigten CALs. Reduziert sich dagegen die Zahl, liegen die Zugriffsrechte regelmäßig brach. Wird eine neue Servergeneration eingesetzt, so ist auch eine neue Generation an CALs notwendig.
Bei der CAL handelt es sich also nicht um Bits und Bytes auf einer Maschine, sondern vielmehr um Nutzungsrechte. Diese Nutzungsrechte regeln auch, welche Funktionen eines Server genutzt werden können - und welche nicht. Bei Microsoft gibt es deshalb für die entsprechenden Server eine "Standard"- und "Enterprise"- CAL. Die Standard-CAL erlaubt oftmals nur rudimentäre Kern-Nutzungsrechte. Beim SharePoint Server ist dies beispielsweise einfaches Content Management. Will ein Anwender umfangreichere Funktionen wie zum Beispiel Excel-Services nutzen - und die Regel zeigt, er will und wird - so ist eine additive CAL notwendig. Bei Lync gibt es sogar noch eine weitere dritte Stufe, die "Plus CAL", welche die Enterprise-Voice-Funktionen abdeckt.