Xpenditure - Spesenmanagement leicht gemacht

Funktionalität: Bei der Ausgabenverwaltung und der Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Moderne Online-Tools wie Xpenditure können dabei sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Erfassung, Genehmigung und Abrechnung beschleunigen. Dabei handelt es sich um eine schlanke Lösung, die speziell für Selbständige und KMUs konzipiert ist. Sie punktet mit nützlichen Features, die die Ausgabenverwaltung automatisieren - vom Beleg bis zur Buchhaltung. Ein nettes "Nice-to-have"-Feature ist die Möglichkeit, Visitenkarten zu verwalten. Und eher für Profis interessant: Das Programm lässt sich nahtlos mit zahlreichen Business-Tools integrieren, darunter mit den Invoicing-Tools QuickBooks, FreshBooks und E-Conomic, mit ERP-Systemen wie Sage One, SAP und Microsoft Dynamics, sowie mit weiteren Productivity-Lösungen wie Evernote und Dropbox.

Installation: Zunächst müssen Interessierte einen Probe-Account online registrieren. Der Testzeitraum beträgt zwei Wochen. Neben der Web-Version stellt der Hersteller nützliche Apps für iOS, Android, Windows Phone und Blackberry bereit.

Bedienung: In Sachen Usability und Benutzererfahrung überzeugt Xpenditure durch ein optisch ansprechendes Userinterface, das auf allen Plattformen, egal ob Desktop, Smartphone oder Tablet, intuitiv und einfach zu bedienen ist. Praktisch: Mit den mobilen Apps können Anwender ihre Belege auf schnelle und einfache Weise einscannen. Dabei werden laut Hersteller relevante Daten wie Datum, Währung, Händler und Betrag automatisch ausgelesen - was in unseren Tests auch gut funktioniert hat. Einmal digitalisiert stehen die Belege im Online-Dashboard zur Weiterverarbeitung bereit. Hier können Anwender diese Daten in verschiedenen Berichten auswerten. Die individuell nach den eigenen Anforderungen erstellten Berichte lassen sich als CSV-, XML- oder PDF-Datei exportieren und in Systeme von Drittherstellern integrieren.

Fazit: Bei Xpenditure handelt es sich um ein schlankes, webbasiertes Business-Tool, das das Spesenmanagement optimieren kann. Davon können in erster Linie Selbstständige und KMUs profitieren, die bis dato ihre Ausgabenverwaltung und Reisekostenabrechnung auf Excel-Basis erledigt haben und diese oft aufwändige Prozesse nun optimieren möchten. (hal)