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Office 365 (Foto: Microsoft TechNet / Daniel Melanchthon)
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Microsoft Outlook optimieren

Die besten Tipps zu Outlook 2010

Malte Jeschke


Malte Jeschke ist Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.


 
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Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Moritz Jäger
Moritz Jäger ist freier Autor und Journalist in München. Ihn faszinieren besonders die Themen IT-Sicherheit, Mobile und die aufstrebende Maker-Kultur rund um 3D-Druck und selbst basteln. Wenn er nicht gerade für Computerwoche, TecChannel, Heise oder ZDNet.com schreibt, findet man ihn wahlweise versunken in den Tiefen des Internets, in einem der Biergärten seiner Heimatstadt München, mit einem guten (e-)Buch in der Hand oder auf Reisen durch die Weltgeschichte.
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Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
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Wer Outlook 2010 einsetzt oder darauf umsteigt, sieht sich mit zahlreichen Neuerungen und Änderungen im Vergleich zu den Vorgängerversionen konfrontiert. Dank der folgenden Kniffe können Sie sich die Arbeit mit Outlook 2010 deutlich erleichtern.
Mit den neuen "Quick Steps" können Anwender Abläufe automatisieren und damit eigene Makros in die ebenfalls neu gestaltete Ribbon Bar ablegen. Bei ausufernden Mail-Threads ist die neue Darstellung der E-Mail-Unterhaltung ein echter Zugewinn in Sachen Übersichtlichkeit. Diese lässt sich darüber hinaus noch an die persönlichen Anforderungen anpassen. Nachfolgend haben wir für Sie die besten Tipps und Tricks für Microsoft Outlook 2010 zusammengestellt.

Outlook-Datendateien auf Outlook 2010 migrieren

Wenn Sie Outlook 2010 über ein bestehendes Outlook 2007 installieren, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie aber eine neue Installation durchführen und vorhandene Datendateien (*.pst) nachträglich integrieren, gilt es einiges zu beachten.
Outlook 2010 speichert Datendateien nicht mehr versteckt im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien im Ordner Dokumente des Profils. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie diese in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren. Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete.
Ablage: Speicherort für eine Datendatei bei POP3-Konten anpassen.
Ablage: Speicherort für eine Datendatei bei POP3-Konten anpassen.
Ablage: Speicherort für eine Datendatei bei POP3-Konten anpassen.
Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an, oder Sie können die Auswahl nachträglich ändern. Rufen Sie dazu über die Registerkarte Datei die Kontoeinstellungen auf und klicken auf Ordner wechseln, wenn Sie das POP3-Konto markiert haben.
In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur der Zwischenspeicherung von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Die Standarddatendatei von IMAP-Konten sollten Sie nicht anpassen.

So haben Sie das Menüband im Griff

Wer auf Outlook 2010 umsteigt, sieht sich in Sachen Bedienung mit dem neuen Menüband (Ribbon) konfrontiert. Dieses lässt sich in puncto Bedienung an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Wem das neue Menüband zu viel Platz auf dem Bildschirm einnimmt, kann es auch ausblenden. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am rechten oberen Rand. Über diesen Pfeil können Sie in allen Office-2010-Programmen die Menüleiste ein- und ausblenden.
Klicken Sie auf eine Registerkarte, blendet Outlook 2010 die Leiste kurz ein, sodass die Befehle sichtbar sind, und nach wenigen Sekunden verschwindet das Menüband automatisch wieder. Über die Kontextmenüs zu Objekten stehen die wichtigsten Befehle aber weiterhin zur Verfügung. Wenn Sie auf die (Alt)-Taste drücken, zeigt Outlook die möglichen Tastenkombinationen und damit verbundenen Funktionen an.
Die einzelnen Spalten der verschiedenen Bereiche können Sie durch Ziehen vergrößern oder verkleinern. Das Menüband lässt sich über die Registerkarte Datei im Bereich Optionen über den Link Menüband anpassen konfigurieren.
Ein wichtiger Punkt im Menüband ist die Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie Funktionen hinterlegen, die Sie häufig benötigen. Das funktioniert nicht nur in Outlook 2010, sondern in allen Programmen von Office 2010. Sie finden diese Leiste ganz oben links im Fenster.
Um die Leiste um eine neue Funktion zu erweitern, können Sie die jeweilige Funktion mit der rechten Maustaste der Leiste hinzufügen oder über den kleinen Pfeil am Rand der Leiste die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Wenn Sie auf den Pfeil zum Anpassen der Schnellzugriffsleiste klicken, lassen sich aus allen in Outlook zur Verfügung stehenden Befehlen von allen Registerkarten die entsprechenden Symbole auswählen und der Befehl hinzufügen.
Haben Sie den Bearbeitungsmodus des Menübandes geöffnet, finden Sie unten rechts die Schaltfläche Importieren\Exportieren. Über diesen Assistenten können Sie die Einstellungen sichern und bei einer erneuten Installation einlesen.
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Meinungen zu diesem Artikel (3 von 19)
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szesch
30.05.11 18:59

Danke für diese Beschreibung! Im Zweifelsfall ist es immer ratsam auch regelmäßige Backups der Outlo
mumpel23
05.03.11 19:49

Outlook 2010 ist um einiges umfangreicher und wesentlich effizienter als Thunderbird. Endlich mal
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