Managed Document Services

Studie: Druck- und Kopierkosten sind wichtige Größen in IT-Budgets

Malte Jeschke


Malte Jeschke ist Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.


 
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Über zwölf Prozent des IT-Budgets in Unternehmen werden für die Druck- und Kopierinfrastruktur ausgegeben. Dies hat eine aktuelle Studie von Kyocera ergeben. So plane jedes vierte Unternehmen im Zuge von Managed Document Services neben der Prozessoptimierung auch eine Senkung der Kosten.
So würden 70 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen in einem Managed-Document-Services-Konzept den Vorteil der Senkung der Unternehmenskosten sehen. Unter Managed Document Services versteht Kyocera in diesem Zusammenhang sowohl das Druck- als auch das Dokumentenmanagement. Also das unternehmensinterne Print-Management, als auch Managed Print Services durch Dritte wie das Dokumentenmanagement inklusive Archivierung. Neben der Kostensenkung erwarten sich die Unternehmen von entsprechenden Lösungen eine stärkere Kostentransparenz im Druck- und Kopierbereich.
Die eingangs erwähnten zwölf Prozent (in Deutschland 12,5 Prozent) des gesamten IT-Budgets, die für Drucker- und Kopierhardware sowie deren Betrieb und Service beinhalten nicht die Kosten für die Dokumentenverarbeitung und automatisierte Prozesse. Stärker automatisierte Prozesse sind bei den befragten Unternehmen gleichfalls ein Thema: So würden 30 Prozent der Firmen automatische Archivierungslösungen und Möglichkeiten zur Erfassung von gedruckten (31 Prozent) und elektronischen (28 Prozent) Dokumenten einsetzen wollen.
So plane jedes vierte europäische Unternehmen in den kommenden zwölf Monaten sein Outputmanagement zu verändern. Weitere 36 Prozent wollen ihre Strukturen in den kommenden 24 Monaten anpassen. Mit dem Einsatz von entsprechenden Lösungen wollen die Unternehmen (44 Prozent) eine standardisierte Print- und Kopierstruktur erreichen, sowie eine bessere Kontrolle über den Dokumenten-Output (38 Prozent) sowie reduzierte Gesamtkosten (38 Prozent).
Wenn Dokumentenprozesse optimiert werden, stehe nicht die Hardware, beziehungsweise deren Austausch allein im Vordergrund. Zwölf Prozent der Befragten gaben an, dass die Implementierung von Softwarelösungen der Hauptgrund für die Veränderung des Print- und Outputmanagements war. Dabei werden insbesondere häufig Lösungen für den Formulardruck (34 Prozent) sowie das Monitoring (34 Prozent) beziehungsweise zur automatischen Archivierung (33 Prozent) eingesetzt. In den meisten Fällen (65 Prozent) entscheidet der IT-Leiter über die Verwirklichung entsprechender Konzepte, bei 39 Prozent der Befragten auch der CIO.
Inzwischen würden auch Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte bei den Unternehmen eine Rolle spielen. Im europäischen Schnitt hätten rund zwei Drittel der Unternehmen klare Umweltrichtlinien definiert, für Deutschland nennt die Studie einen Wert von 51 Prozent. Bezogen auf das Druck- und Dokumentenmanagement würden dabei insbesondere Energieverbrauch (87 Prozent), die Abfallvermeidung (81 Prozent) sowie der Carbon Footprint (70 Prozent) eine Rolle spielen.
Zur Methodik: Kyocera hat die Umfrage unter IT-Entscheidern und Managern in acht europäischen Regionen durchgeführt. Insgesamt sind 746 Verantwortliche durch das Research-Institut Loudhouse mittels einer Onlinestudie im August 2012 befragt worden. Die Befragten haben ihre Position innerhalb des Unternehmens als IT-Direktor (21 Prozent) oder IT-Manager (79 Prozent angegeben). Die Teilnehmer stammten jeweils rund zu einem Drittel aus Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern, zwischen 501 und 1000 Mitarbeitern und aus Firmen zwischen 201 und 500 Mitarbeitern. Die befragten Unternehmen verteilen sich überwiegend auf die IT- und Technologiebranche (37 Prozent) sowie den öffentlichen Sektor (13 Prozent), das produzierende Gewerbe (10 Prozent) und den Handelssektor (8 Prozent). (mje)
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