Mit Print-Management 30 Prozent sparen

Document Solutions

Print-Management ist meist nur der erste Schritt und umfasst die Ist-Analyse, die Hardware, das Gerätemanagement, Support sowie die Integration. Dies beinhaltet aber in der Regel noch nicht ein Optimieren der Geschäftsprozesse, dies erfolgt typischerweise zu einem späteren Zeitpunkt. Im Bereich Document Solutions setzen die von IDC befragten Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung sowie zur Archivierung von Dokumenten ein. Elektronische Formulare sind ebenfalls weit verbreitet. Hinsichtlich der geplanten Maßnahmen stehen unter anderem Lösungen zum sicheren Drucken bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda.

Und dies mit gutem Grund: Heutige Drucksysteme sind weit mehr als plumpe Ausgabegeräte. Sie verfügen über Netzwerkschnittstellen, Arbeitsspeicher sowie Prozessoren und werden in der Regel über einen integrierten Webserver administriert – weit mehr also als ein einfaches Endgerät. Handelt es sich gar um ein multifunktionales Drucksystem, steigert sich der Funktionsumfang noch einmal deutlich. Features wie Faxen, Drucken, Scannen und Kopieren gehören zum Standard. Darüber hinaus versenden Drucker oder Multifunktionsgeräte E-Mails, speichern Daten in Mailboxen oder in Ordnern innerhalb des Netzwerks und besitzen meist sogar eine eigene E-Mail-Adresse und leiten Dokumente weiter. „Heutige Multifunktionsgeräte sind keine Kopierer mit Netzwerkschnittstelle, sondern eher Server mit Papierschubladen“, so Torsten Bechler von Sharp.

Die Motive für die Nutzung von Document Solutions sind meist effizientere Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie eine Reduzierung der Kosten für Dokumentenprozesse, beispielsweise durch verkürzte Durchlaufzeiten. Das größte Potenzial bieten laut den befragten Unternehmen diesbezüglich die Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen. Als größte interne Hemmnisse nennen die Firmen die Budgetsituation sowie Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen. Dabei sei gerade hier das Einsparpotenzial enorm. Gewinnt ein Mitarbeiter nur wenige Minuten am Tag durch optimierte Prozesse, summiert sich die Ersparnis im Jahr schnell auf einen vierstelligen Euro-Betrag, so Dr. Thomas Schäfers von Samsung.