Kaufberatung Multifunktionsdrucker

Ratgeber: Drucker und Multifunktionsgeräte richtig auswählen und einsetzen

Drucker und Multifunktionsgeräte sind elementare Bestandteile einer IT-Infrastruktur hinsichtlich Funktionalität und Kosten. Grund genug, sich eingehend mit Auswahl- und Betriebskriterien der Multifunktionsgeräte zu beschäftigen.

Obwohl von Druckern wie Multifunktionsgeräten in der Regel wenig technologischer Sex-Appeal ausgeht, gehören sie zu den unabdingbaren Bestandteilen jeder IT-Infrastruktur. In der Regel versehen die Geräte relativ unscheinbar und pflegeleicht ihren Dienst, erst beim Ausfall wird deutlich, wie alltägliche Prozesse von dieser Gerätschaft abhängen. Doch nicht nur bei alltäglichen Geschäftsausgaben, sondern auch bei den Kosten der IT spielen Outputgeräte eine nicht unerhebliche Rolle. Studien sprechen davon, dass jedes Unternehmen, gleich welcher Branche, drei bis fünf Prozent seines Umsatzes fürs Drucken ausgibt. Bei den reinen IT-Kosten liegen die Ausgaben fürs Drucken in der Regel höher als Server- oder Storage-Investitionen.

Dabei sind neben den Anschaffungskosten die laufenden Kosten für den Betrieb zu berücksichtigen. Dies beinhaltet Verbrauchsmaterialien ebenso wie Service und Support. Daher sollte man bei der Entscheidung für einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät zahlreiche Kriterien einbeziehen. Häufig entstehen Kosten nicht nur aufgrund der eingesetzten Technologie oder Geräte, sondern wegen der ineffizienten Nutzung oder Bereitstellung derselben. Dabei lassen sich Kostenquellen wie Sparmaßnahmen vom Administrator einschränken beziehungsweise vorgeben. Zumindest, wenn man bei der Anschaffung auf derlei Funktionalitäten achtet.

Die folgenden Punkte beziehen sich primär auf Geräte für kleine bis mittlere Arbeitsgruppen. Was für Drucker gilt, trifft natürlich ebenso gut auf die darauf basierenden Multifunktionsgeräte zu. Spezielle Multifunktionsfragen werden gesondert abgehandelt.

Geht es um professionelle Geräte für kleine bis mittlere Teams, trifft man meist auf Modelle denen ein Laser- oder LED-Druckwerk zugrunde liegt. Daher beziehen sich viele Aussagen auch auf diese Geräte. Das heißt nicht, dass für Arbeitsgruppen tintenbasierte Lösungen per se nicht infrage kommen.

Das Thema Tinte erlebt bei professionellen Geräten derzeit eine Art Renaissance. Dies mit gutem Grund, bei überschaubarem Druckvolumen sind die laufenden Kosten meist deutlich günstiger als bei einem vergleichbaren Laserdrucker. Zudem haben die neueren professionellen Tintendrucker deutlich in Sachen Verwaltungsfähigkeit zulegt, so dass es für den Administrator mehr oder minder unerheblich ist, welche Drucktechnologie zum Einsatz kommt.

Analyse ist Pflichtaufgabe

Ob nun ein bereits vorhandener Drucker oder ein Multifunktionsgerät ersetzt werden soll oder diesbezüglich eine Erstanschaffung ansteht - das Wissen um die eigenen Druckeranforderungen muss vor jeder Entscheidung vorhanden sein. So sollte mit den gängigen Druckermanagement-Tools, wie HPs Web Jet Admin, eingehend das Druckaufkommen und -verhalten analysiert werden. Wie hoch ist das Druckvolumen tatsächlich, und werden die installierten Optionen wie Duplex-Einheit oder Papierzuführungen überhaupt genutzt? Eine softwarebasierte Analyse allein genügt in der Regel aber meist nicht.

Um beim Beispiel Duplex zu bleiben: Dass diese Option laut Analyse nicht verwendet wurde, muss nicht unbedingt bedeuten, dass diese überflüssig sei. Für Anwender ist Drucken meist gleichbedeutend mit dem Klick auf das entsprechende Icon. Ist da im Treiber Duplex nicht als Standard vorkonfiguriert, wird diese Option nie oder nur selten zum Einsatz kommen. Daher ist es entscheidend, dass sich die Druckertreiber vom Administrator diesbezüglich vorkonfigurieren und ausrollen lassen. Zunehmend sind Treiber bereits in der Werkskonfiguration so eingestellt, dass beidseitig gedruckt wird und diese Option gezielt deaktiviert werden muss.

Bestandsaufnahme: Mit Tools wie Web Jet Admin lässt sich das eigene Druckaufkommen über eine Druckerflotte analysieren und als Bericht ausgeben.
Bestandsaufnahme: Mit Tools wie Web Jet Admin lässt sich das eigene Druckaufkommen über eine Druckerflotte analysieren und als Bericht ausgeben.

Nicht alles lässt sich per Software erfassen, wie etwa eine verfehlte Einkaufspolitik hinsichtlich der Ausstattung. Auffällig viele Reparaturen oder Austausch von Papierzuführungen lassen in der Regel darauf schließen, dass an eben jenen gespart wurde. In vielen kaufmännischen Einsatzgebieten sind zwei Papierzuführungen meist noch zu wenig, um die notwendigen unterschiedlichen Papiersorten sauber zu handhaben. Demzufolge werden Papierzuführungen meist viel öfter - und heftiger - als eigentlich vorgesehen geöffnet und geschlossen, um Papier zu wechseln. Eine weitere Papierzufuhr wäre aus Kostensicht in jedem Fall effizienter gewesen. Hier gilt wie bei nahezu jeder Anschaffung, dass die reine Betrachtung des Einstiegspreises eines Geräts häufig teuer werden kann. Apropos Papierzuführungen, die leiden häufig unter dem Druckerstandort Fußboden, der in der Praxis immer wieder anzutreffen ist.

Wenn Optionen gemäß der Analyse tatsächlich erforderlich sind, sollte ein entsprechend vorkonfiguriertes Modell gewählt werden. Dies verspricht dann in der Regel einen Preisvorteil gegenüber einem Basisgerät, das nachträglich um die Optionen erweitert wird. Apropos Duplex: Dies ist anders als in der Vergangenheit auch für schwach motorisierte Geräte verfügbar. Das kommt nicht von ungefähr, vielerorts gehört das beidseitige, ressourcenschonende Drucken bereits zum Pflichtprogramm. Und da mittlerweile Duplex zur Pflichtausstattung für die Erlangung des "Blauen Engel" erforderlich ist, setzt sich dieses Ausstattungsmerkmal zunehmend durch. Nachträgliches Aufrüsten mit Hardware ist meist unverhältnismäßig teuer - und bei manchen Modellen - gerade im preiswerten Segment - auch gar nicht möglich.

Sowohl die laufenden Kosten für den Druckbetrieb und Support als auch etwaige Garantieverlängerungen sind in die Kalkulation einzubeziehen. Verbreitet ist immer noch die spärliche einjährige Herstellergarantie. Entsprechend zu empfehlende Upgrades hinsichtlich des Service und der Garantie kosten schnell einige Hundert Euro. Daher sollte vor dem Kauf eine ausstattungsbereinigte Betrachtung erfolgen. Bislang gab es nutzungsabhängige Abrechnungsverfahren meist nur für deutlich größere Systeme, inzwischen sind solche Lösungen auch vereinzelt für Systeme dieser Klasse erhältlich. Längst sind Managed Print Services in den unterschiedlichsten Ausbaustufen oft auch für kleine und mittlere Unternehmen zu haben. Dies macht die oben angeführte Analyse allerdings noch unabdingbarer.