Die Verwaltung der eigenen Kontakte sowie die Synchronisierung der Kontakte mit verschiedenen E-Mail-Konten gehören zu den permanenten Herausforderungen von Smartphone-Besitzern. Unter anderem müssen die unterschiedlichen Plattformen wie Exchange, Google Mail oder Lotus Notes berücksichtigt werden.

Prinzipiell lassen sich mit den iOS-Geräten iPhone und iPad Kontakte problemlos verwalten und synchronisieren. Änderungen auf den Endgeräten übernimmt der E-Mail-Server bei der nächsten Synchronisierung automatisch. Sollen Kontakte gesichert, von anderen Handys übertragen, gruppiert oder gesichert werden, ist überlegtes Handeln empfehlenswert. Ohne Sicherung gehen schnell Kontakte verloren oder werden gruppiert. Zeitaufwendige Nacharbeit ist dann angesagt.

iOS-Geräte unterscheiden zwischen Kontakten auf dem Server und Kontakten, die explizit auf dem iPhone angelegt sind beziehungsweise wurden.

Generell ist es empfehlenswert, möglichst nur eine zentrale Quelle für die Datensynchronisierung zu wählen. Es ist aber problemlos möglich, auch mehrere Quellen zu verwenden um die Kontakte auf dem iPhone synchron zu halten.

Wenn Sie von einem angebundenen E-Mail-Konto die Kontakte synchronisieren wollen, legen Sie dies über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender\<Name des Kontos> fest.

Unterstützt das entsprechende E-Mail-Konto eine Synchronisierung der Kontakte, können Sie diese für das entsprechende E-Mail-Konto zunächst aktivieren oder deaktivieren.

Anschließend können Sie festlegen, wie das iPhone die Kontakte anzeigen oder sortieren soll. Hier bestimmen Sie auch das Standardkonto, mit dem das iPhone Kontakte synchronisiert, die Sie ihrerseits auf dem iPhone anlegen. Die Einstellungen dazu finden Sie direkt über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender im Bereich Kontakte.

Unternehmen, die auf Exchange setzen, haben mit iPhones/iPads die Möglichkeit, Kontakte besonders effizient zu verwalten. Kontakte, die Anwender in Exchange-Konten über Outlook anlegen, synchronisieren iPhone und iPad automatisch. Bei Änderungen übernimmt der Exchange-Server bei der nächsten Exchange-ActiveSync-Synchronisierung die Daten, und zwar in beide Richtungen.

Zusätzlich synchronisieren iPhones/iPads auch die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook/Exchange. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adressen, denen Sie E-Mails gesendet haben, ohne dass die Adresse als Kontakt gespeichert ist. Senden Sie erneut eine E-Mail an den entsprechenden Kontakt und geben den ersten Buchstaben ein, ergänzt das iPhone die Adresse automatisch. Die Funktion arbeitet optimal mit Outlook 2010/Exchange 2010 zusammen.

Wer mit Outlook 2010 arbeitet, kennt diese Funktion. Im Ordner Vorgeschlagene Kontakte der Kontakteverwaltung speichert Outlook 2010 jene E-Mail-Adressen, zu denen Sie elektronische Post gesendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und tippen den ersten Buchstaben in das Adressfeld ein, zeigt Outlook Vorschläge mit passenden Buchstaben an, die Sie beim Versenden auswählen können.

Genauso funktioniert die Funktion auch im iPhone/iPad, wenn Sie die vorgeschlagenen Kontakte synchronisieren lassen. In Outlook 2007 und früheren Versionen hat Outlook diese Daten in .nk2-Dateien gespeichert, die im Profil abgelegt waren. Outlook 2010 legt diese Daten unter Vorgeschlagene Kontakte direkt in der Outlook-Datendatei beziehungsweise im Exchange-Postfach ab und synchronisiert den Ordner auch mit iPhones/iPads, sodass diese ebenfalls mobil zur Verfügung stehen.

Sie haben mit iPhones/iPads zudem Zugriff auf die globale Adressliste des Exchange-Servers. Um diese zu durchsuchen, starten Sie die Kontakte-App und klicken auf Globale Adressliste:<Exchange-Konto>. Anschließend können Sie nach dem entsprechenden Namen suchen.