Herausforderung Integration

Die E-Mail-Archivierung in der Cloud hakt noch

Stolpersteine für E-Mail-Archivierung in der Cloud liegen darin, mit Bezug auf Geschäftsprozesse zu archivieren und vollständige Compliance-Sicherheit zu erlangen. Außerdem mangelt es an Vertrauen in die Cloud.

E-Mails werden über das Internet - quasi durch die Cloud - vom Sender an den Empfänger geschickt. Da Unternehmen immer mehr IT-Anwendungen in die Cloud auslagern, müsste die E-Mail gar nicht mehr zum Empfänger im Unternehmen durchgestellt werden, sondern kann in der Cloud bleiben und der Empfänger greift darauf zu - ähnlich wie häufig bei der privaten E-Mail-Nutzung. Doch so einfach funktioniert E-Mail-Archivierung in der Cloud für Unternehmen in der Praxis nicht. In den meisten Fällen landen die E-Mails auf den E-Mail-Servern in den Unternehmen und werden dann zur Archivierung zurück in die Cloud transferiert. Der Wunschtraum, über E-Mail-Archivierung in der Cloud eine Entlastung des E-Mail-Systems zu erreichen, ist nicht so leicht realisierbar.

Zahlreiche Compliance-Vorgaben für E-Mails

Da die E-Mail die am häufigsten genutzte Kommunikationsform für den Austausch von geschäftsrelevanten Dokumenten ist, muss sie wie andere Schriftstücke auch, ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Beziehen sich E-Mails auf Geschäftsprozesse, sind sie als Handelsbriefe zu sehen und unterliegen Aufbewahrungs- und Löschfristen wie sie unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) vorschreiben.

"Gehen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung generell an, sind sie häufig überrascht, dass hinter dem Begriff mit Journalarchivierung, regelbasierter Archivierung und qualifizierter Ablage drei sehr unterschiedliche Anwendungsszenarien stehen", beobachtet Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Zöller & Partner.

Bei der Journalarchivierung, die viele E-Mail-Cloud-Angebote zumeist bereitstellen können, werden alle ein- und ausgehenden E-Mails zum frühestmöglichen Zeitpunkt in einem anderen System geschützt abgelegt. Dieses System kann sich in der Cloud oder dem Unternehmen vor Ort befinden. Über die Journalarchivierung können Unternehmen beweisen, dass sie bestimmte E-Mails erhalten oder versendet haben beziehungsweise nicht versendet haben. Doch unabhängig davon, ob die Journalarchivierung im Hause oder in der Cloud betrieben wird: Das E-Mail-System wird nicht entlastet.

Dafür ist die regelbasierten Archivierung besser geeignet, bei ihr geht es primär um die Entlastung der Mail-Systeme. E-Mails beziehungsweise deren Attachments werden dabei nach bestimmten Regeln, wie "älter als" oder "größer als" aus dem Mail-System ausgelagert und zum Teil durch Links ersetzt.

Die dritte Archivierungsmöglichkeit, die qualifizierte Ablage, wird von den meisten Dokumenten Management Systeme (DMS) umgesetzt, um geschäftliche E-Mails zusammen mit anderen Dokumenten einem Prozess wie der Auftragsabwicklung oder einer Personalakte zuzuordnen. Für Unternehmen ist das aus praktischer Sicht die sinnvollste Variante. In einer Public Cloud ist diese Aufbewahrung aber am schwierigsten abzubilden.