Ratgeber Mail-Client
Die 17 besten Gmail-Addons
Arbeiten Sie häufig mit Gmail? Wir zeigen Ihnen, mit welchen Tricks und Add-ons Sie das Programm leistungsstärker, effizienter und angenehmer machen können.
So viel Zeit, wie einige Leute mit Googles Mail-Dienst Gmail verbringen, kann man es schon fast als virtuelles Zuhause bezeichnen. Und wie jeder gute Hauseigentümer weiß: Es gibt immer etwas zu tun, um das Heim noch mehr aufzumöbeln und das Leben darin angenehmer zu gestalten.
Im Falle von Gmail gibt es auch so einiges zu tun - erweiterte Einstellungen wollen aktiviert werden, interessante Features warten auf ihre Entdeckung und auch manches Dritthersteller-Programm möchte Ihnen seine Dienste anbieten. Es gibt theoretisch so viel zu tun, dass wir hier gerade mal die Spitze des Eisbergs behandeln können. Aber das ist immerhin ein Anfang. Also los, probieren Sie doch einmal ein paar unserer Gmail-Verbesserungsvorschläge aus!
- HelloSign
Verbringen Sie nicht länger eine halbe Ewigkeit damit, PDF-Anhänge herunterzuladen, elektronische Signaturen zu setzen und die Dokumente anschließend wieder zurückzusenden. Ein praktisches kleines Plug-in namens HelloSign kann dabei helfen: HelloSign fügt Gmail eine kleine Signaturenbox hinzu, die sich jedes Mal öffnet, wenn Sie eine Nachricht mit PDF-Anhang empfangen. Klicken Sie darauf und - sobald Sie das einmalige Setup am Anfang durchlaufen haben - können Sie Ihre Signatur auswählen und bequem per Drag&Drop in das Dokument ziehen. Anschließend nur noch abspeichern und zurückschicken - fertig. HelloSign gibt es kostenlos zum Download. - Boomerang
Haben Sie sich auch schon mal gewünscht, eine Mail bereits vorzutippen und sie dann zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch verschicken zu lassen? Ein Add-on namens Boomerang lässt Sie genau das tun - und noch eine ganze Menge mehr. Boomerang fügt Ihrer Inbox nicht nur einen Nachrichten-Timer hinzu, sondern automatisiert auf Wunsch gleich mehrere andere Prozesse. Beispielsweise können Sie Boomerang so einstellen, dass es eine Nachricht archiviert und die Mail nach vier Tagen wieder ganz nach oben in Ihren Posteingang schiebt, wenn Sie bis dahin noch keine Antwort erhalten haben. Zehn solcher Aktionen mit Boomerang im Monat gibt es kostenlos. Darüber hinaus zahlt man je nach Plan zwischen drei und 12 Euro im Monat. - Gmail Labels
Gmail hat keine klassische Ordnerstruktur, dafür aber etwas viel Besseres: Labels. Die helfen Ihnen nicht nur dabei, den Überblick über Ihre Nachrichten zu behalten, sondern sparen auch noch Zeit. Denn während man eine Mail für gewöhnlich nur maximal einem Ordner zuordnen kann, können Sie Ihren Nachrichten in Gmail beliebig viele Labels gleichzeitig anhängen. So kann eine einzige Mail beispielsweise sowohl das Label "Rechnungen" tragen, als auch das Label "Business". Labels lassen sich zudem beliebi anpassen und Sie entscheiden selbst, welche Labels in der Hauptmenüleiste links direkt angezeigt werden. Um mit den Labels so richtig durchzustarten, genügt ein Besuch in den Gmail-Einstellungen. - Individuelle Adressen
Wir verraten Ihnen ein kleines Geheimnis: Ihr Gmail-Account besteht nicht nur aus einer einzigen Mail-Adresse, sondern aus unzähligen verschiedenen, die alle direkt Ihren Posteingang beliefern. Sie können beispielsweise an einer beliebigen Stelle in Ihrer Mail-Adresse einen oder mehrere Punkte setzen: Mails an HansWurst@gmail.com erreichen Sie also genauso, wie Mails an Hans.Wurst@gmail.com oder an Ha.ns.Wu.rst@gmail.com. Ebenfalls nützlich ist das Plussymbol, das Sie hinter Ihren Mailnamen setzen und daran jede beliebige Buchstaben- und Zahlenkombination anhängen können. So wird aus der oben genannten Mail-Adresse zum Beispiel HansWurst+Banking@gmail.com oder HansWurst+Privat@gmail.com. Zu guter Letzt können Sie statt gmail.com am Ende auch googlemail.com verwenden. Vielseitiger geht's kaum! So richtig zur Geltung kommt dieses Feature aber erst mit unerem nächsten Tipp... - Gmail Filter
Gmails nativer Filtermechanismus ist eine des besten Möglichkeiten, Ordnung in Ihrem Posteingang zu halten. Innerhalb der Gmail-Einstellungen können Sie erweiterte Regeln für die Verarbeitung eingehender Nachrichten einrichten. Dort können Sie Gmail beispielsweise sagen, dass es Nachrichten von einem bestimmten Absender automatisch archivieren soll. So landen diese Nachrichten nicht mehr im Posteingang, können bei Bedarf aber im Archiv-Ordner gefunden werden. Alternativ werden bestimmte, eingehende Nachricht mit einem speziellen Label versehen, abhängig etwa vom Absender oder der Betreffzeile. Insbesondere die zuvor erwähnten, individuellen Adressen sind hier sehr praktisch: Wenn Sie sich beispielsweise bei einem neuen Service anmelden, verwenden Sie dafür eine individuelle Adresse und legen gleichzeitig in den Gmail-Einstellungen die Regel fest, dass alle Nachrichten an diese spezielle Adresse mit einem bestimmten Label versehen werden. - Copy2Contact
Google hat ein sehr solides Kontakt-Verwaltungssystem - doch innerhalb von Gmail lässt es noch ein wenig zu wünschen übrig. Zum Glück gibt es Copy2Contact: Die kostenlose App fügt Ihrer Gmail-Menüleiste eine spezielle Box hinzu. Wollen Sie in Zukunft einen neuen Kontakt anlegen, markieren Sie einfach dessen Mail-Signatur, ziehen sie per Drag&Drop in die Box und Copy2Contact extrahiert automatisch alle relevanten Kontaktinformationen und erstellt einen neuen Eintrag in Ihren Kontakten. - Google Tasks
Manchmal braucht man einfach schnell eine kleine To-Do-Liste - und Gmail besitzt sogar eine. Allerdings ist sie ein bisschen versteckt. Auf Ihrer Gmail-Startseite drücken Sie zunächst G und dann K auf Ihrer Tastatur, um das Interface von Gmail Tasks aufzurufen. Alternativ klicken Sie auf das Wort "Gmail" am oberen linken Bildschirmrand, um über ein Dropdown-Menü auf die gleiche Option zugreifen zu können. In diese To-Do-Liste lassen sich auch Einträge direkt aus E-Mails heraus vornehmen. Drücken Sie dazu nur Shift+T, während Sie die betreffende Nachricht geöffnet haben. Um auch von unterwegs auf Ihre Liste zugreifen zu können, benötigen Sie allerdings eine Smartphone-App. Glücklicherweise bieten viele Dritthersteller entsprechende kostenlose Apps für Google Tasks an. - Minimalist for Everything
Über die Jahre hinweg hat Google seinem Maildienst eiingen Schnickschnack spendiert: Werbebanner, Features, Cross-Service-Integration und mehr, das Sie vielleicht gar nicht wollen oder brauchen. Wenn Sie den kostenlosen Chrome-Browser benutzen, schafft eine kostenlose Erweiterung namens Minimalist for Everything Abhilfe. Das Add-on bereinigt den Look Ihres Posteingangs und macht die Benutzeroberfläche so übersichtlicher. Mit Minimalist können Sie praktisch jedes Element einzeln aus- oder einblenden - so erschaffen Sie sich Ihr eigenes Interface, ganz genau so wie Sie es brauchen. - AwayFind
Viele von uns ersticken in E-Mails. Bei der schieren Mail-Flut die wichtigen Nachrichten im Auge zu behalten und sie nicht zu übersehen, ist daher manchmal leichter gesagt als getan. Einfacher wird's mit einem Service namens AwayFind. Er stellt sicher, dass Sie es auf jeden Fall mitbekommen, wenn eine wichtige Mail Ihren Posteingang erreicht, indem er Ihnen einen Alarm per Text, Sprachanruf, SMS oder IM schickt. Zuvor legen Sie natürlich selbst fest, welche Mails wichtig genug für den Alarm sind - wahlweise über den Absender oder die Worte in der Betreffzeile. Sie können dabei auch zeitlich begrenzte Alarme festlegen - dann informiert Sie AwayFind beispielsweise nur, wenn Sie innerhalb der nächsten 48 Stunden eine Mail von einer bestimmten Person erhalten. AwayFind bietet zum Ausprobieren eine kostenlose Testversion an - danach sind Gebühren zwischen drei und zwölf Euro im Monat fällig. - Sortierter Posteingang
Wenn der getabbte Posteingang von Gmail nicht Ihr Ding ist, bietet Google noch eine andere Möglichkeit, wie Sie sich in Ihren Nachrichten zurechtfinden: den Sortierten Posteingang. Er benutzt verschiedene Variablen, um eingehende Nachrichten bereits dahingehend vorzusortieren, welche Mails für Sie wichtig sein könnten und welche nicht. Anschließend trennt er wichtige von unwichtigen Nachrichten und präsentiert die VIP-Mails gesammelt auf einem einzigen Screen. Das System lernt außerdem mit der Zeit dazu: Es beobachtet und analysiert das Verhalten des Nutzers und merkt es sich, wenn Mails auch mal händisch in wichtig und unwichtig nachsortiert werden. Sie können den sortierten Posteingang in Ihren Gmail-Einstellungen aktivieren. Er ersetzt dann den klassischen Posteingang mit Tabs. - Tastaturkürzel
Eine der einfachsten Methoden um Zeit zu sparen ist, sich nicht mehr ausschließlich auf die Arbeit mit der Maus zu konzentrieren. Gmail besitzt eine Reihe von Tastaturkürzeln, mit denen Sie schnell un einfach durch Ihre Mails navigieren können. Ein Tastendruck auf R (Reply) lässt Sie auf eine Mail antworten, mit C (compose) erstellen Sie eine neue Nachricht. Bevor Sie sie verwenden können, müssen die Tastaturkürzel aber erst in Ihren Gmail-Einstellungen aktiviert werden. Sobald das geschehen ist, können Sie mit Druck auf ? jederzeit eine komplette Liste aller verfügbaren Tastaturkürzel aufrufen. Sind Sie mit einem oder mehreren Kürzeln darin nicht glücklich, ändern Sie sie einfach mit Hilfe der "Custom Keyboard Shortcuts"-Option in den Gmail-Labs-Einstellungen. - Gespeicherte Antworten
Wenn Sie häufiger unter E-Mail-Déjà-Vus leiden, sollten Sie anfangen, Gmails gespeicherte Antworten zu benutzen. Damit kreieren Sie schnell verschiedene Antwort-Vorlagen und fügen den entsprechenden Text dann mit wenigen Mausklicks in die Mail Ihrer Wahl ein. Um die gespeicherten Antworten zu aktivieren, besuchen Sie die Gmail Labs unter "Einstellungen" und aktivieren Sie die Funktion. Wenn Sie dann eine neue Mail tippen wollen, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am unteren Ende des Nachrichtenfensters und wählen Sie "Gespeicherte Antworten". - ToutApp
Für noch coolere und vielseitigere Mail-Vorlagen sollten Sie ToutApp ausprobieren: eine Browser-basierte App, die Ihrer Gmail-Inbox professionelle Automatismen hinzufügt. Mit nur einem Klick lassen sich beispielsweise komplexe Mail-Vorlagen mit und ohne Anhang in eine Nachricht einfügen. Sogar vorgefertigte Begrüßungen und Floskeln, die etwa den Namen des Empfängers beinhalten, setzt ToutApp auf Wunsch automatisch. Zudem hat die App Mechanismen im Gepäck, um Ihren Posteingang zu organisieren, Mails nachzuverfolgen und um Gmail in diverse CRM-Plattformen - beispielsweise Salesforce - zu integrieren. Der Dienst ist allerdings nicht kostenlos - die günstigste Variante kostet knapp 20 Euro im Monat. - Vorschaufenster
Sehnen Sie sich auch manchmal nach dem typischen Outlook-Vorschaufenster, in dem Sie eine Nachricht schon vor dem Öffnen einsehen können? Genug gesehnt: Das Gmail-Vorschaufenster kann genau das gleiche. Es halbiert Ihren Posteingang, schiebt die Nachrichtenliste auf die linke Seite und fügt rechts ein neues Fenster hinzu, in dem die Mailvorschau angezeigt wird. Ein Symbol am oberen Ende des Bildschirms lässt Sie das Vorschaufenster mit einem Klick an- oder ausschalten. Zudem haben Sie die Wahl zwischen vertikaler oder horizontaler Anzeige. Das Vorschaufenster kann via Gmail Labs aktiviert werden. - Gmail Gadgets
Für die meisten von uns ist die Sidebar an der linken Seite des Gmail-Interface eine Menge verschenkter Platz. Mit den Gmail Gadgets können Sie sich diesen Platz zunutze machen. In den Gmail Labs Einstellungen finden Sie die Option, Sidebar-Gadgets für den Google Kalender und Google Docs zu aktivieren. Sie können auch die Funktion aktivieren, ein beliebiges Gadget via URL hinzuzufügen. Damit finden Sie dann eine neue "Gadgets"-Sektion in Ihren Gmail-Einstellungen, über die Sie ein beliebiges, kompatibles Dritthersteller-Gadget einbinden können. - Eingebetteter Content
Warum sollten Sie Links und Anhänge in Mails umständlich öffnen, wenn Sie sie doch direkt in Ihrem Posteingang betrachten können? Gmail kann jedenfalls jede Menge Inhalte einfach in der betreffenden Mail anzeigen. Durchsuchen Sie dazu die Gmail Labs nach allen Funktionen, die ein "in E-Mails" im Titel haben und aktivieren Sie sie. So erhalten Sie beispielsweise eine Flickr- oder Picasa-Vorschau, aber auch Vorschauen für Maps, Voicemails, Dokumente und Tabellen. - Ignorieren
Jeder stand vermutlich schon einmal auf der Empfängerliste einer Massenmail, die einfach kein Ende finden wollte. Doch es gibt gute Nachrichten: Gmail besitzt eine Funktion, mit der Sie sich still und heimlich aus der nächsten Massenmail ausklinken können. Wenn Sie also das nächste Mal eine unerwünschte Mail mit mehreren Empfängern erhalten, klicken Sie oben auf den "Mehr"-Button und wählen Sie im Dropdown-Menü "Ignorieren". Gmail wird daraufhin alle folgenden Mails archivieren und aus Ihrem Posteingang entfernen - so lange, bis die Mail beispielsweise nur noch an Sie adressiert ist oder andere, wichtige Veränderungen bei der Kettenmail eingetreten sind. Und keine Angst - wir verraten Ihren kleinen Austritt nicht...
(PC-Welt/ad)