E-Mail-Archivierung
Exchange-Praxis: Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen
Wenn Sie für ein Postfach in Exchange Server 2010 das Online-Archiv aktivieren, wendet Exchange automatisch die bereits vorhandene Aufbewahrungsrichtlinie an, um E-Mails automatisch zu archivieren. So verschiebt Exchange Nachrichten, die älter als zwei Jahre sind, über diese Richtlinie in das Archiv.
Neben der standardmäßig vorhandenen Aufbewahrungsrichtlinie können Sie auch eigene Richtlinien erstellen und zuweisen. In diesem Fall deaktiviert Exchange die Standardrichtlinie für verbundene Postfäche.
Die Steuerung der Aufbewahrungsrichtlinien nehmen Sie in der Exchange-Verwaltungs-Shell vor. Um sich die vorhandenen Richtlinien und deren Werte anzuzeigen, verwenden Sie das CMDlet get-retentionpolicy. Mit
get-retentionpolicy |fl
erhalten Sie eine formatierte Liste mit allen Daten.
Aufbewahrungs-Tags und -richtlinien im Überblick
Die Aufbewahrungsrichtlinien arbeiten mit sogenannten Aufbewahrungs-Tags (Retention Tags). Über diese legen Sie fest, wann eine E-Mail archiviert werden soll. Mehrere Tags verbinden Sie mit einer Richtlinie, die dann auf die einzelnen Postfächer angewendet wird. Haben Sie für Objekte kein eigenes Aufbewahrungs-Tag festgelegt, verwendet Exchange das Standardrichtlinien-Tag.
- Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Server 2010 SP1
Sie können sich die Standard-Archivrichtlinie in Exchange Server 2010 anzeigen lassen. - Aufbewahrungstags erstellen
Anlegen und Anzeigen eines Retention Policy Tags für einen Standardordner. - Aufbewahrungstags erstellen
Löschen und Anzeigen von Retention Policy Tags. - Aufbewahrungstags erstellen
Anzeigen der CMDlets für Aufbewahrungsrichtlinien. - Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien
So erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie. - Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie
Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinien - Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie
Anzeigen der verknüpften Aufbewahrungsrichtlinie eines Postfachs. - Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie
Anwender können selbst E-Mails eine Richtlinie zuweisen. - Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie
Anwender können Richtlinien für einen Ordner angeben. - Anhalten der Aufbewahrungszeit für Postfächer
Hier können Sie Aufbewahrungszeit für einen bestimmten Zeitraum anhalten. - Konfigurieren des Assistenten für verwaltete Ordner
Der Zeitplan des Assistenten für verwaltete Ordner lässt sich konfigurieren. - Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold)
Hier wurde Legal Hold für ein Postfach aktiviert.
In den Retention Tags legen Sie fest, wie lange ein bestimmtes Objekt im Postfach verbleibt und was anschließend passieren soll. Nach Ablauf der Zeit verschiebt Exchange das Objekt in das Archiv, löscht es oder fordert den Empfänger auf, eine bestimmte Aktion durchzuführen. Exchange Server 2010 unterscheidet drei verschiedene Aufbewahrungs-Tags:
• Aufbewahrungsrichtlinien-Tags (Retention Policy Tags, RPT) - RPT wenden Aufbewahrungseinstellungen auf die Standardordner im Postfach an, zum Beispiel Posteingang, Gesendete Objekte oder Gelöschte Objekte. Sie können immer nur ein RPT für einen Standardordner in einer Aufbewahrungsrichtlinie hinterlegen. RPT unterstützen keine Kalendereinträge, Kontakte, Journal, Notizen und Aufgaben.
• Standardrichtlinien-Tags (Default Policy Tags, DPTs) - DPT weisen Sie unmarkierten (untagged) Objekten in Postfächern zu. Das sind zum Beispiel Nachrichten, auf die kein Tag angewendet wurde, auch nicht durch die Vererbung.
• Persönliche Tags (Personal Tags) - Benutzer können Personal Tags manuell zuweisen. Das ist sinnvoll bei selbst erstellten Ordnern oder einzelnen Objekten im Postfach. Sie können zum Beispiel ein Tag erstellen, dass Anwender selbst E-Mails zuweisen können - beispielsweise für geschäftskritische E-Mails, die der Anwender selbst markieren kann.