Workspace-as-a-Service - der Arbeitsplatz der Zukunft
Wie der Mittelstand den Cloud Worker von morgen schafft
Die Digitalisierung verändert tiefgreifend die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitsprozesse organisieren. Die Zahl der Firmen in Deutschland, die ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, nimmt stetig zu. Der Grund: Es wird für Organisationen immer erfolgsrelevanter, dass Mitarbeiter von unterwegs oder an verschiedenen Firmenstandorten per Laptop, Smartphone und Tablet schnell und flexibel auf Daten und Dokumente zugreifen können. Das ist ein Ergebnis einer Studie, die das Marktforschungsunternehmen IDC im Auftrag der TA Triumph-Adler GmbH, Spezialist für Dokumenten- und Informations-Management, betrieben hat.
Doch wie verändern Technologien Arbeitsabläufe? Machen mobile Arbeitsplätze Mitarbeiter wirklich produktiver? Welche Daten oder sogar Prozesse können gefahrlos in die Cloud auslagert werden? Speziell mittelständische Unternehmen, so Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler, geraten mehr denn je unter Druck, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen. IDC hat im Auftrag von TA für die Studie "Future Business World 2025 - Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert" über 700 mittelständische Betriebe aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. "Die Trends sind eindeutig erkennbar und lassen sich bereits heute in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzen", erklärt Rheidt.
- Die Cloud - Arbeitsplatz der Zukunft
Dem Cloud Worker gehört die Zukunft. Unter dem Begriff "Workspace-as-a-Service" werden dem Marktforschungsunternehmen IDC zufolge künftig ein Großteil der Beschäftigten ihren Arbeitsplatz in der Cloud haben. Dazu sind aber folgende Technologie- und Denkstrukturen erforderlich. - Effizienter Informationsfluss
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet sein: Informationen, Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein – und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese zum Beispiel in virtuellen Teams zusammenarbeiten. - Automatisiertes Dokumenten-Management
Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf eine effiziente Recherche angewiesen. Dies gelingt noch besser durch selbstlernende Systeme und automatisierte Abläufe wie die digitale Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. - Cloud Working
Unter dem Motto „Workspace-as-a-Service" werden in Zukunft ganze IT-Arbeitsplätze in die Cloud verlegt. - Work-Life-Integration
Die Work-Life-Balance, die Arbeiten und Privatleben als voneinander getrennte Pole betrachtet, gehört der Vergangenheit an und wird zur Work-Life-Integration: die Arbeitszeit wird der individuellen Lebensphase angepasst, um auf diese Weise zum Beispiel Karriere und Familie besser miteinander vereinbaren zu können.
Geschäftsmodelle und -prozesse hinterfragen
"Unternehmen befinden sich derzeit in einer Phase weitreichender technologischer Veränderung, die in diesem Ausmaß alle 20 bis 25 Jahre stattfindet", sagt Wafa Moussavi-Amin, Analyst und Geschäftsführer bei IDC Central Europe GmbH - Deutschland und Schweiz. Wesentliche Treiber dafür seien insbesondere die Nutzung von Cloud-Services, die Verbreitung von mobilen Geräten und Apps sowie stark wachsende Datenmengen. Diese Entwicklung fordere Unternehmen auf, etablierte Geschäftsmodelle und -prozesse hinsichtlich ihrer Zukunftsfähigkeit zu hinterfragen. Die vorliegende Studie zeige den Handlungsbedarf für Unternehmen konkret auf.
Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
1. Effizienter Umgang mit Informationen ist erfolgsentscheidend
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet sein: Informationen, Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein - und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese zum Beispiel in virtuellen Teams zusammenarbeiten.
Wie die Studie ergab, verbringen die Befragten heute rund 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Ablegen und Suchen von Informationen. "Wir wissen, dass der Aktenberg des deutschen Mittelstands über 50.000 Kilometer hoch ist. Darin befinden sich eine Unmenge erfolgskritischer Informationen aus Verträgen oder Rechnungen", warnt Rheidt. Kein Unternehmen könne es sich leisten, dieses Wissen und damit unvorhersehbare Summen zu verlieren. 78 Prozent der Befragten gaben an, dass der Umgang mit Informationen in Zukunft entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit ist. Lösungsansätze dazu gibt es laut Rheidt bereits heute: "Die revisionssichere digitale Archivierung ist am Markt bereits Standard. Es gibt aber bei vielen Organisationen durchaus noch Nachholbedarf."
2. Automatisierung setzt Mitarbeiterpotenziale frei
Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf eine effiziente Recherche angewiesen. Dies gelingt noch besser durch selbstlernende Systeme und automatisierte Abläufe wie die digitale Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. Denn nur so bleibt künftig mehr Zeit, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zwei Drittel der Information Worker in der vorliegenden Studie sind der Ansicht, dass sich dokumentenintensive Abläufe in ihrem Fachbereich automatisieren lassen. Das meinen 75 Prozent der Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung und 72 Prozent der Befragten aus der Buchhaltung. Mit jeweils 71 Prozent sind auch die Mitarbeiter aus IT und Vertrieb mehrheitlich der Meinung, dass dafür Potenzial vorhanden ist.
"Um dokumentenintensive Prozesse zu automatisieren, empfiehlt sich ein Tool für Enterprise-Content-Management (ECM), das alle Geschäftsprozesse durchgängig miteinander vernetzt", rät Rheidt. Jedes zweite befragte Unternehmen verwendet dies laut Studie bereits, jedoch kommt es bei den meisten nur punktuell zum Einsatz. Neun von zehn Firmen fehlt es demnach an einem durchgängigen Konzept. Ein solches ist allerdings unabdingbar, um einen effizienten Umgang mit Dokumenten und Formularen zu ermöglichen.