So setzen Sie Prioritäten

Mehr Effizienz: Zeit erfolgreich managen

15.08.2012 (aktualisiert) | von Jürgen Hesse
Foto: Digitalpress/Fotolia.com
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Wie kann man Arbeitszeit bestmöglich nutzen? Warum muss man auch mal Nein sagen? Verzetteln Sie sich nicht in unwichtigen Kleinigkeiten, sonst läuft die Zeit davon. Karrierecoach Jürgen Hesse verrät sieben Tipps für erfolgreiches Zeit-Management.
Hektische Betriebsamkeit ist ein häufiges Zeichen der modernen Arbeitswelt: Dringende Termine, vielfältige Verpflichtungen, ständig neue E-Mails und immer mal wieder klingelnde Telefone. Nebenbei sind langfristige Projekte vorzubereiten, Mitarbeitergespräche zu führen und auch noch unerwartete Probleme zu lösen.
Im Umgang mit all diesen Herausforderungen ist effektives Zeitmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Doch wie sieht wirksames Zeitmanagement aus? Welche Arbeitsprinzipien sind empfehlenswert? Wie kann die vorhandene Arbeitszeit bestmöglich genutzt werden? Wir haben für Sie die wichtigsten sieben Ratschläge zusammengefasst.

Wichtige von unwichtigen Dingen trennen

Am Anfang gilt es, folgende Frage zu klären: Was ist wichtig und was ist weniger wichtig? Nicht alle anstehenden Aufgaben können die gleichen Prioritäten haben. Liegen mir als Projektmanager bestimmte Themen besonders am Herz? Ist mein Anspruch mit allen Geschäftspartnern persönlich zu sprechen? Möchte ich bei sämtlichen Meetings vollständig involviert sein oder kann ich auch Verantwortung delegieren? All dies beeinflusst das Zeitmanagement, denn es trennt relevante von weniger relevanten Dingen.

Der Umgang mit Zeitfressern

Beobachten Sie Ihren Arbeitsalltag: Welche Tätigkeiten verlangen besonders viel Zeit? Entwickeln Sie in der Konsequenz Strategien für verbesserte Zeitbudgets. Vereinbaren Sie beispielsweise konkrete Zeitrahmen für Besprechungen oder Telefonate. Finden Sie in Dokumenten durch optimierte Lesetechniken in kürzerer Zeit die relevanten Informationen. Begrenzen Sie generell Ihr Engagement beim Small Talk.

Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Ein systematisch organisierter und aufgeräumter Schreibtisch ist eine wichtige Voraussetzung für Ihr Zeitmanagement. Wer ständig nach irgendeinem Schriftstück sucht oder vor lauter Chaos wichtige Notizen übersieht, der wird zwangsläufig viel Zeit verlieren. Strukturieren Sie also Ihren Arbeitsplatz entsprechend der Aufgaben sowie deren Wichtigkeit. Ordnen Sie in gleicher Weise Ihren Desktop und verwenden Sie passende Computer-Ordner.

Strategisch kluge Pläne erstellen

Kein Zeitmanagement ohne Arbeitspläne: Was muss beispielsweise unbedingt an einem bestimmten Tag oder innerhalb einer Woche bearbeitet sein? Planen Sie hierfür ausreichend Zeit, inklusive Zeitreserven, ein. Berücksichtigen Sie ebenfalls die Phasen, in denen alltägliche, organisatorische Aufgaben anfallen, etwa die Büroorganisation oder E-Mails. Schaffen Sie Arbeitsblöcke und bündeln Sie Aufgaben mit ähnlichem Charakter, beispielsweise Telefonieren, Post beantworten, Konzeption oder Ablage. Wer Störungen und kleine Pausen einplant, kann sich realistische Tages-, Wochen- und Monatsziele setzen, deren Erreichen wiederum zu kleinen Erfolgserlebnissen führt. Zeitplanung kostet zunächst einmal Zeit, die Sie sich jedoch nehmen sollten. Es ist eine Investition, die sich auszahlt: Sie behalten den Überblick und eilen nicht hektisch von Aufgabe zu Aufgabe, versuchen nicht alles anzufangen, aber nichts zu Ende zu führen.
Quelle Teaserbild: Digitalpress/Fotolia.com
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