Tipps für die Retrospektive in Scrum-Projekten

So gelingt konstruktives Feedback im Team

Im Framework Scrum zählt der Sprint und dessen Analyse längst zum Standard im Projektmanagement sowie der Softwareentwicklung. Wie jeder Scrum Master die Teamarbeit im Projekt mit Hilfe der Retrospektive verbessern kann, erklärt dieser Ratgeber.

In Scrum-Projekten sind Retrospektiven ein integraler Bestandteil der Projektarbeit. Sie dienen dazu, den vorangegangenen Sprint zu analysieren, um sowohl aus Fehlern als auch aus positiven Geschehnissen zu lernen. Dadurch sollen die Teamarbeit kontinuierlich verbessert und der Projekterfolg sichergestellt werden. Eine auf Feedback von Kunden, Vorgesetzten und Kollegen ausgelegte Retrospektive bietet darüber hinaus die Chance, daraus einen Nutzen für die persönliche Weiterentwicklung zu ziehen.

Besonders wertvoll ist in Scrum das Feedback von Personen aus dem direkten Arbeitsumfeld, denn selbst erfahrenen Führungskräften fällt es oft schwer, ihren Mitarbeitern konstruktive Rückmeldungen zu geben, wenn sie nicht unmittelbar mit ihnen zusammenarbeiten. Feedback-Gespräche im Projektteam bergen jedoch auch einige Herausforderungen, die es zu meistern gilt: Manche Kollegen möchten zum Beispiel nicht als "Besserwisser" wahrgenommen werden und trauen sich daher nicht, offen auf Schwächen und Stärken anderer hinzuweisen. Andere äußern Kritik und sind dann überrascht, wenn es negative Reaktionen gibt.

Besonders herausfordernd ist der Feedback-Prozess in Teams, die eine sehr heterogene Struktur aufweisen: beispielsweise, wenn Mitarbeiter des Kunden zum Team gehören, oder auch in Projektgruppen, die aus Mitarbeitern mehrerer organisatorischer Einheiten zusammengestellt sind. Hier bestehen oft Hemmungen, die den offenen und ehrlichen Austausch behindern. Und auch wenn sowohl der Bedarf als auch der Wunsch nach Resonanz vorhanden ist, fehlt es oft am Wissen, wie ein Dialog zu erfolgen hat und welche Regeln beim Feedback sinnvoll sind.

Die nachfolgend erläuterte Methode liefert Teammitgliedern einen Rahmen, sich fair und konstruktiv Feedback zu geben. Entwickelt wurde dieses Vorgehen für die Retrospektive von Projektteams, wo Softwareentwickler, Vorgesetzte und Mitarbeiter des Kunden zusammenarbeiten und jeweils über einen sehr unterschiedlichen Erfahrungsschatz verfügen. Gruppen also, deren Zusammenstellung ein direktes und offenes Feedback - sowie den konstruktiven Umgang damit - spürbar erschweren.

Folgende acht Schritte helfen, eine Retrospektiven so zu gestalten, dass es relativ leicht ist, ein offenes und für den einzelnen wertvolles Feedback zu geben Dabei stellen der vorgesehene Ablauf sowie die speziellen Fragestellungen sicher, dass sich die Teilnehmer tatsächlich konstruktives Feedback geben und Wertschätzung füreinander zeigen. Selbstverständlich kann auch der Scrum Master als Teammitglied aktiv an der Retrospektive teilnehmen - in diesem Fall muss jedoch ein externer Moderator die Feedback-Runde leiten.

Schritt 1: Die Vorbereitung

Benötigt werden: ein namentlich gekennzeichnetes und mit den entsprechenden Fragen/Bereichen vorbereitetes Blatt für jeden Teilnehmer, idealerweise im DIN-A2-Format, ein ausreichend großer Tisch sowie Filzstifte.

Schritt 2: Die Einstimmung

Eine kleine Übung zum Einstieg sollte den Teamkollegen ein anderes, entspanntes Setting ermöglichen und Abstand zum Tagesgeschäft schaffen. Beispiele für mögliche Aufgaben:

  • Jeder soll etwas von sich berichten, was die anderen noch nicht wissen, oder

  • jeder erzählt eine Wahrheit und eine Lüge über sich - das Team muss raten, was gelogen ist.

Zeitrahmen: ca. 15 Minuten.