Workflows erstellen: Die Basics

Organisationsdatenbank

Da die Workflows auf der Organisationsdatenbank aufbauen, muss dort vor der Erstellung organisatorischer Strukturen ein Setup-Dokument angelegt werden. Dazu wird der Befehl Create Setup
document im Bereich Administration/Setup verwendet. Die genaue Struktur des Dokuments (Bild 3) wird in einer der folgenden Ausgaben noch näher erläutert.

Bild 3: Das Setup-Dokument für das Organisationsverzeichnis muss zunächst erstellt werden.
Bild 3: Das Setup-Dokument für das Organisationsverzeichnis muss zunächst erstellt werden.

Der folgende Schritt ist die Erstellung eines Setup- Dokuments in der Anwendungsdatenbank. Während das Setup-Dokument im Organisationsverzeichnis die Strukturen dieser Datenbank definiert, ist die Aufgabe des Dokuments in den Anwendungsdatenbanken die Verbindung mit dem Organisationsverzeichnis und der Datenbank für Prozessdefinitionen. Das ist wichtig, damit einerseits die Informationen aus dem Organisationsverzeichnis und andererseits die Prozessdefinitionen in verschiedenen Anwendungen genutzt werden können. Anschließend kannmdie Organisationsdatenbank mit Informationen gefüllt werden. Das kann unter Umständen recht aufwändig sein, wenn komplexere Prozesse und entsprechend auch größere Teile von Organisationsstrukturen abgebildet werden müssen.

Die Erstellung von Workflows

Nach den vorbereitenden Schritten kann mit der Erstellung von Workflows und den Anwendungen,mdie diese Workflows nutzen, begonnen werden. Dazu werden einerseits der Domino Designer und andererseits der Workflow Architect benötigt. Der Workflow Architect bildet Prozesse ab, während im Designer die Anwendungen realisiert und bearbeitet werden, die diese Workflows nutzen.

Der einfachste Einstieg in die doch relativ komplexe Nutzung von Lotus Workflow sind die Beispielanwendungen, die mit dem Produkt geliefert werden. Dort finden sich auch mehrere vorkonfigurierte Workflows (Bild 4).

Bild 4: Mit Lotus Workflow werden mehrere Beispielprozesse geliefert.
Bild 4: Mit Lotus Workflow werden mehrere Beispielprozesse geliefert.

Bevor man sich an die Erstellung solcher Workflows macht, sollte man sich aber mit der grundlegenden Arbeitsweise sowie den Grundbegriffen von Lotus Workflow vertraut machen:

  • Prozesse: Ein Prozess ist ein Satz von Regeln, mit dem die Verarbeitung von Dokumenten durch Lotus Workflow beschrieben wird. Er beschreibt den Weg, auf dem die Dokumente die Organisation durchlaufen.

  • Routing: Innerhalb eines solchen Prozesses erfolgt eine Weiterleitung von Dokumenten in einer definierten Form. Diese Weiterleitung wird als Routing bezeichnet.

  • Binder: Ein Binder ist eine Sammlung von einem oder mehreren Dokumenten, die gemeinsam verarbeitet werden. Damit können auch Gruppen zusammengehöriger Dokumente weitergeleitet werden.

  • Aktivitäten: Mit Aktivitäten bezeichnet man die einzelnen Schritte innerhalb eines solchen Prozesses. Solche Aktivitäten können manuell oder automatisiert sein. Bei Aktivitäten können Dokumente modifiziert, weitere Informationen hinzugefügt, Genehmigungen durchgeführt und andere Aktionen vorgenommen werden.

  • Jobs: In den Jobs werden die Prozesse zusammengefasst. Ein Job folgt einem der definierten Prozesse.