Workflow Architect: Eigenschaften

Besitzer

Besitzer können in einer Positiv- und einer Negativliste gepflegt werden. Letzteres kann hilfreich sein, wenn beispielsweise fast alle Mitglieder einer Gruppe Besitzer sind, einige wenige aber nicht. In der Praxis ist es aber empfehlenswert, nur mit Positivlisten und Gruppenzuordnungen zu arbeiten, um den administrativen Aufwand zu minimieren.

Im Register Tasks kann eine Liste von bis zu sieben Tasks erstellt werden, die sich im Dokument anzeigen lassen. Benutzer müssen diese als erledigt markieren. Bei Tasks mit der Option Required ist das zwingend, um eine Aktivität zu beenden und den nächsten Prozessschritt zu beginnen. Die Verwendung solcher Tasks ist vor allem bei komplexeren Aktivitäten hilfreich.

Bei Decision wird die Beschreibung für die Aktivität angegeben. Diese wird angezeigt, wenn die Aktivität beendet werden soll.

Im Register Forms wird angegeben, ob das Hauptdokument des Workflows unverändert bleiben soll und ob neue Dokumente im Rahmen der Aktivität erstellt werden dürfen. Die Dokumente, die erstellt werden dürfen, wählt man aus einer Liste aus.

Bei Description kann schließlich noch eine ergänzende Beschreibung zu dem Element eingegeben werden. Das ist aus Dokumentationsgründen unbedingt empfehlenswert.

Neben den Basiseigenschaften können bei den Aktivitäten auch erweiterte Eigenschaften definiert werden. Im Register Reassign erfolgt eine Zuordnung der Aktivität zu einer anderen Person, wobei das entweder nur die bisher schon zulässigen Besitzer oder beliebige Benutzer sein können. Damit haben diejenigen, die für einen Prozessschritt verantwortlich sind, die Möglichkeit, die Aufgabe zu delegieren.