Windows automatisieren - Aufgaben zeitgesteuert erledigt

Am PC sind Sie mit vielen zeitraubenden und sich oft wiederholenden Handgriffen konfrontiert. Zählt man die Zeit zusammen, die im Laufe einer Woche für das Starten derselben Programme, das wiederholte Verschieben von Fenstern und die Eingabe wiederkehrender Textschnipsel anfällt, kommen oft Stunden zusammen. Das muss nicht sein: Es gibt zahlreiche Routine-Jobs, die Sie an Windows delegieren können, das die Aufgaben dann automatisch oder mit wenigen Klicks erledigt.

Windows tippen lassen statt vieler manueller Eingaben

Erfinden Sie das Rad nicht für jede Mail und jeden Brief neu. Viele Absätze oder Formulierungen wiederholen sich in den verschiedenen Nachrichten und Dokumenten – zum Beispiel bestimmte Namen, Kontaktinfos, Wegbeschreibungen, Grußformeln und Verweise auf aktuelle Projekte oder eine Website. Da bietet es sich an, solche Textschnipsel einmal als Autotext festzulegen und bei Bedarf schnell ins Dokument oder eine Mail einzufügen. Das geht im aktuellen Word unter „Einfügen -> Schnellbausteine -> AutoText“. In Open Office und Libre Office finden Sie die Autotextfunktion unter „Bearbeiten -> Auto Text“.

Möchten Sie überall in Windows dieselben Autotexte nutzen, hilft das für Privatnutzer kostenlose Phrase Express. Damit brauchen Sie einen Textschnipsel nur einmal zu speichern, um ihn dann in jedem Programm zu nutzen. Am Ende der Tool-Installation empfiehlt es sich, die automatisch angezeigte und gut verständliche Anleitung zu überfliegen.

Starten Sie Phrase Express und bestimmen Sie unter „Extras -> Einstellungen -> Tastenkombinationen“ die Tastenkürzel fürs Aufrufen der Programmfunktionen in Windows.

Wenn Sie im Alltag merken, dass Sie das soeben Getippte häufiger brauchen, markieren und kopieren Sie das Wort, den Satz oder den Abschnitt. Dann klicken Sie doppelt auf das Symbol von Phrase Express auf der Taskleiste neben der Uhr und wählen „Neue Phrase“.

So erledigt Windows viele Aufgaben zeitgesteuert

Den Start von Programmen können Sie an den Aufgabenplaner von Windows koppeln. Er ist dafür gedacht, einzelne Anwendungen regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt zu starten – doch nur wenige Nutzer machen von dieser Bordfunktion auch Gebrauch. Starten Sie die Aufgabenplanung durch Eingabe von aufgabenplanung ins Suchfeld des Startmenüs von Windows 7 und 10 oder auf der Startseite von Windows 8. Klicken Sie dann in der Trefferliste auf „Aufgabenplanung“.

Aufgabe erstellen: Klicken Sie rechts im Bereich „Aktion/Aufgabenplanung“ auf „Einfache Aufgabe erstellen“. Im Begrüßungsfenster des Assistenten zum Einrichten einer neuen Aufgabe geben Sie zunächst einen Namen für den neuen Routinejob ein, die erklärende Beschreibung im Feld darunter ist optional. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

Intervall festlegen: Es erscheint das Dialogfenster zur Auswahl des Wiederholungsintervalls. Wählen Sie beispielsweise „Täglich“ oder „Beim Anmelden“, und bestätigen Sie mit „Weiter“. Im nächsten Fenster legen Sie die weiteren Ausführungseinstellungen wie Uhrzeit oder Wochentag und die Wiederholung fest.

Aktion wählen: Nun müssen Sie das Programm auswählen, das Windows starten soll. Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wechseln Sie zum Ordner, in dem sich die gewünschte Programmdatei befindet. Markieren Sie sie und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Mit „Weiter“ kommen Sie zur Übersicht. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen und aktivieren Sie die Checkbox „Beim Klick auf Fertig stellen die Eigenschaften für diese Aufgabe öffnen“. Dann gehen Sie auf „Fertig stellen“.

Trigger optimieren: Nun sehen Sie die geplante Aufgabe in der Detailansicht. Gehen Sie zur Registerkarte „Aktion“, markieren Sie den Befehl, der ausgeführt werden soll, und gehen Sie auf „Bearbeiten“. Nun können Sie noch Parameter hinzufügen, um der jeweiligen Software Steuerinformationen mitzuteilen oder eine Datei zu übergeben. Auf der Registerkarte „Trigger“ gibt es nach einem Klick auf „Bearbeiten“ umfangreiche Optionen zur Ausführungssteuerung. Hier legen Sie fest, unter welchen Bedingungen die Aufgabe ausgeführt wird, wie Wiederholungen erfolgen sollen und welche Ablaufbedingungen es gibt.

Aufgabe testen: Probieren Sie die ordnungsgemäße Funktion der neuen Aufgabe aus, indem Sie sie in der Übersicht „Aufgabenplanungsbibliothek“ mit der rechten Maustaste anklicken und auf „Ausführen“ gehen.