Fünf Tipps für das Social Business

Wie Unternehmen Social Software erfolgreich einsetzen

Fünf Schritte für den erfolgreichen Einsatz von Social Software

Wie auch hinter jeder erfolgreichen Produkteinführung eine Launch-Strategie steht, sollte auch die Einführung von Social Software vorher durchdacht sein. Strategien und Konzepte helfen bei der Definition von Zielen und der Kontrolle von Ergebnissen. Dabei sollten diese jedoch nie statisch bleiben, sondern sich kontinuierlich weiterentwickeln. Die folgenden fünf Punkte skizzieren den Weg zur erfolgreichen Social Collaboration:

  • Status Quo: Wer kommuniziert wie, wo, mit wem?

Zunächst einmal bedarf es einer differenzierten Analyse des Status Quo. Unternehmen sollten gegebene Rahmenbedingungen analysieren und herausarbeiten, welche Kommunikationsmittel und -prozesse bereits etabliert sind, um einen Überblick für zukünftige Verbesserungen und neue Ansatzpunkte zu bekommen. Im Klartext heißt das: Welche Kanäle nutzen Mitarbeiter bereits? Kommunizieren sie via Skype, Facebook oder WhatsApp? So hat jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorlieben und Arbeitsweisen. Unternehmen sollten dies bei der Analyse der aktuellen Begebenheiten beachten und im weiteren Prozess stets das Ziel verfolgen, eine Software oder Technologie einzusetzen, die ihre Mitarbeiter in deren eigenen Arbeitsweise unterstützt. Besonders wichtig dabei vor dem Hintergrund einer vorausschauenden Planung: Nicht nur die internen, sondern auch externe Kommunikationsprozesse überprüfen. Denn mit einer allumfassenden Social-Collaboration-Strategie können Unternehmen auch gleich Partner und Kunden in ihre Kommunikation einbinden.

  • Alle Mitarbeiter beteiligen, statt Insellösungen zu fördern

Da Social Software der besseren, vereinfachten Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern dient, müssen alle Mitarbeiter Zugang zu diesen neuen Kommunikationsmitteln erhalten. Denn der Einsatzbereich von Social Software ist nur interdisziplinär sinnvoll und sollte somit alle Bereiche des Unternehmens vom Marketing, über die IT bis hin zur HR umfassen. Oftmals sehen Unternehmen den Einsatz von Social Software nur für ihre IT affinen Mitarbeiter vor - ein typischer Fehler. Oder sie vergessen vergleichsweise häufig die Einbindung von weniger am Produkt oder der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder Buchhaltung. Um erfolgreiche Social Collaboration zu betreiben, muss jedoch jeder Mitarbeiter eingebunden werden.

  • Ziele klar definieren

Maßgeblich für eine erfolgreiche Strategie ist die Definition von Zielen. Die Zielsetzung erarbeiten Unternehmen am besten in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. So lassen sich verschiedene Blickwinkel austauschen und Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeiten. Zudem sollten die Bedarfssituationen eruiert und ein Verständnis für Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse entwickelt werden, denn mit der Mitarbeiterakzeptanz steht und fällt das Projekt Social Collaboration. Dabei sollten sich die Verantwortlichen stets fragen, was konkret mit dem Einsatz von Social Software erreicht werden soll. Soll die Informationsflut minimiert und die Kommunikation effizienter gestaltet werden? Oder soll der Wissenstransfer vereinfacht und die Expertenvernetzung gefördert werden? Sobald die Ziele feststehen, gilt es, diese möglichst in sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) festzuhalten. Etwaige KPIs bei der Eindämmung der Informationsflut könnten beispielsweise die Reduktion von E-Mails, die Verkürzung von Bearbeitungszeiten oder die gesteigerte Nutzung des Intranets sein.

  • Bedarfsgerechte Software-Lösungen auswählen

Auf Basis der Bedarfsanalyse und den zu erreichenden Zielen sollte dann die passende Software-Lösung ausgewählt werden. Hierbei macht es ebenfalls Sinn die Mitarbeiter zu befragen, da diese letztlich mit der Software arbeiten. Unternehmen sollten nur Lösungen ins Auge fassen, die auch einen Nutzen für jeden einzelnen Mitarbeiter haben. Daher ist es ratsam, die Software von einer Testgruppe, die sich aus Personen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zusammensetzt, vorher testen und bewerten zu lassen. Ist die Entscheidung auf eine Lösung gefallen, sollte als erstes ein Coaching aller Mitarbeiter stattfinden und eine Guideline für die Nutzung angefertigt werden, die einen groben Überblick zur Funktionsweise und den Einsatzmöglichkeiten der Software gibt.

  • Ergebnisse evaluieren und Strategie weiterentwickeln

Um eine dauerhaft erfolgreiche Nutzung der Lösung zu gewährleisten, sollte die Ergebnisse regelmäßig analysiert werden. Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Zielerreichungen (KPIs) hilft, Maßnahmen zu erweitern, abzustellen oder entsprechend der veränderten Gegebenheiten anzupassen. Social Collaboration ist ein dynamischer Prozess, dessen Strategie kontinuierlich entsprechend der Mitarbeiterbedürfnisse angepasst werden sollte.

Die Zukunft der Arbeit verlangt neue Kommunikationskultur

Der schnelle Einkauf einer Social Software allein reicht nicht aus für eine erfolgreiche Social Collaboration. Denn hierbei kommt es nicht nur auf technische Aspekte an und was die gebotene Technologie alles ermöglicht. Vielmehr geht es um die aktive Einbindung der Mitarbeiter und um eine neue Form von Kommunikation und Zusammenarbeit, die sich zwar auf Technologie stützt, aber von einer offenen Kommunikationskultur und der Akzeptanz der Mitarbeiter lebt. So sind nicht Push-Faktoren, also die verpflichtende Nutzung von Social Software, sondern die Pull-Faktoren, die freiwillige Nutzung aufgrund von gebotenem Mehrwert, erfolgsentscheidend.