Stress abbauen

Wie Experten ihre E-Mails organisieren

Wer kommt in das „An“-Feld, wer auf „CC“ und wo liegt der Unterschied zwischen Sichten und Abarbeiten – mit ein paar einfachen Regeln lässt sich die E-Mail-Flut bewältigen. Das verspricht jedenfalls Trainerin Sigrid Hess.

Vier von fünf E-Mails sind hausinternes Hin und Her. Diese These vertritt Sigrid Hess, Trainerin für IT und Büro-Organisation. In ihrem Buch "Überleben in der Informationsflut" gibt Hess Tipps für den Umgang mit Mails.

Bevor es ins Konkrete geht, spricht Hess einen Grundsatz aus: Nach dem Motto "ein Bild sagt mehr als tausend Worte" sollten administrative Prozesse visualisiert werden. Am Besten auf einem DIN-A-4-Blatt mit allen wichtigen Elementen auf einem Blick. Ziel ist, durch gutes Informations-Management Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Im ersten Schritt sollte jeder Manager beziehungsweise eigentlich jeder Wissensarbeiter sogenannte Wissensziele identifizieren. Diese klären sich anhand von drei Fragen:

  1. Wo will ich Experte sein?

  2. Wo will ich die wichtigsten Fakten kennen?

  3. Wo reicht ein grober Überblick?

Daraus entstehen Positiv- und Negativlisten. Diese orientieren sich an folgenden Punkten:

  • Betrifft mich das Thema?

  • Liegt das Thema in meinem Einflussbereich?

  • Ändert mein Wissen über dieses Thema meinen Entscheidungshorizont?

  • Sind andere von meinem Informiertsein über dieses Thema in irgendeiner Weise abhängig?

  • Freut mich das Thema, baut es mich auf?

Weißen Spam aussortieren

Sind diese Fragen geklärt, geht es ans Praktische. "Weißen Spam" sollte man gleich über die "Regeln"-Funktion des Mail-Programms in einen eigenen Ordner verschieben, dann taucht er im Posteingang gar nicht mehr auf. Weißer Spam ist Hess' Bezeichnung für Nachrichten von Kollegen oder Mitarbeitern, die eigentlich keine Relevanz haben. Der Absender will sich damit lediglich "einen bestimmten Status sichern", mutmaßt die Trainerin.

Allerdings präzisiert Hess diese Aussage. Ob niedliche Haustierfotos und Bilder vom Sprössling mit Schultüte wichtiger sozialer Schmierstoff sind oder einfach nur nervig, muss letztlich jeder für sich selbst entscheiden. Zumindest ein bisschen privaten Austausch sollte jeder pflegen, rät sie.