Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern

Wenn es um Business-Collaboration-Lösungen geht, haben Unternehmen heute die Qual der Wahl. Von klassischen Projektmanagement-Anwendungen wie Basecamp und Planio, über ganzheitliche Kommunikationsplattformen wie Projectplace und soziale Intranets wie Bitrix24 bis hin zu modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter: Das Marktangebot ist inzwischen extrem vielfältig geworden. Hinzu kommen neuerdings moderne Chat-Dienste für den Firmeneinsatz wie HipChat und Slack, die den Begriff Team-Kommunikation neu definieren wollen und in der Praxis immer beliebter werden.

Neben den erwähnten cloud-basierten Productivity-Lösungen aus diesen Software-Segmenten gewinnen in letzter Zeit SaaS-Dienste aus einer weiteren Kategorie immer weiter an Bedeutung: Aufgabenmanagement. In der PC-Ära waren To-Do-Apps, mit denen man seine täglichen Aufgaben besser in den Griff bekommen konnte, für den Unternehmenseinsatz unvorstellbar. Doch nach dem Siegeszug von Mobile und Cloud Computing und durch die zunehmende Mobilisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt haben Task-Manager ihren Weg in die Unternehmen gefunden.

Den Arbeitsalltag besser organisieren

Während klassische Projektmanagement-Tools vor allem Dienstleister und Service-orientierte Firmen adressieren, die für mehrere Kunden an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, sprechen einfache Aufgabenverwaltungs-Tools wie Wunderlist, Asana, Producteev oder Todoist ein viel breiteres Publikum. So werden solche Anwendungen heute in allen erdenklichen Branchen und von Firmen jeder Größe eingesetzt. Von kleinen Teams, die verteilt arbeiten, über einzelne Abteilungen in größeren Unternehmen bis hin zu ganzen Organisationen mit mehreren hunderten Mitarbeitern. Das Ziel bleibt jedoch immer das Gleiche: Den Arbeitsalltag besser zu organisieren und produktiver zu arbeiten.

Zu diesem Zweck bieten moderne Task-Manager eine Reihe nützlicher Features, die bei keinem Produkt fehlen dürfen. Hierzu zählt etwa die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten festzulegen, Aufgaben zu delegieren, die To-Dos in Listen zu organisieren, Prioritäten festsetzen und Deadlines gemeinsam im Team zu managen. Hinzu kommen weitere zentrale Features wie Kommentare und Diskussionen, einfaches File-Sharing und automatische Benachrichtigungen, mit denen jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden bleiben kann.

Consumerization

Während traditionelle Collaboration-Lösungen einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgten und wahre Feature-Monster waren, charakterisieren sich moderne Aufgaben-Management-Tools durch den Verzicht auf überflüssige Funktionen und einen starken Fokus auf Einfachheit - getreu dem Motto "Weniger ist Mehr".

Eine weitere Gemeinsamkeit besteht darin, dass die Player in diesem Marksegment besonders viel Wert auf Usability legen. Während klassische Business-Anwendungen in der PC-Ära dafür bekannt waren, schwer zu bedienen, komplex und weniger intuitiv zu sein, sind Wunderlist, Asana und Co. dagegen so leicht und selbsterklärend wie die Consumer-Apps, die Business-Anwender zu hause nutzen - StichwortConsumerization. Neben einer einfachen Bedienung bestechen diese Apps durch modernes UI-Design, das in der Regel mit viel Liebe zum Detail realisiert ist. Und sie machen nicht nur im Browser eine gute Figur, sondern auch auf Smartphones und Tablets.

Social Task Management

Eine der erfolgreichsten To-Do-Apps, die sich im Business durchsetzen konnten, ist Producteev. Das Tool, das wir übrigens bereits vorgestellthaben - wurde von einem Start-up aus Frankreich entwickelt, das 2012 durch die Firma Jive Software aus Palo Alto übernommen wurde. Der Spezialist für Enterprise-Collaboration-Lösungen für Großunternehmen hat damit deutlich gemacht, dass einfache To-Do-Apps nicht nur etwas für kleine Teams sind.

Producteev gilt als eine der ersten Lösungen, die den Begriff "Social Task Management" mitgeprägt haben. So bringt das Tool moderne Kommunikationsfeatures aus Twitter, Facebook und Co. und klassische Aufgabenverwaltung auf einen gemeinsamen Nenner. Mit Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivitätsstreams, wie man sie aus Social Enterprise-Tools wie Yammer kennt, bleibt jedes Teammitglied über wichtige Neuigkeiten immer auf dem Laufenden. Detaillierte Reports, die regelmäßig an das Management automatisch per E-Mail geschickt werden und die letzten Aktivitäten des Projekts übersichtlich präsentieren, zählen zu den weiteren Nice-to-Have-Funktionen der Lösung.