Wer suchet, der findet

Hohe Erwartungen an die unternehmensinterne Suche

Auch das Frontend und dessen Handhabung ähneln den klassischen Suchmaschinen, die Anwender aus dem World Wide Web kennen. Grund dafür ist die durch die Internetsuche geprägte Erwartungshaltung der Mitarbeiter: Enterprise Search-Lösungen sollen optisch möglichst Google, Bing & Co. ähneln und das gewünschte Suchergebnis im Daten-Pool der eigenen Firma genauso schnell und verlässlich liefern wie aus dem Internet. Außerdem wollen die Mitarbeiter sowohl über den Rechner im Büro als auch über das Smartphone oder Tablet auf die Suchmaschine zugreifen können.

Während Internetsuchmaschinen auf Webserver ausgerichtet sind, müssen Enterprise-Search-Lösungen einen differenzierteren Ansatz verfolgen. Sie indexieren täglich mehrere Milliarden Dokumente aus heterogenen Quellen. Neben Webservern durchsuchen sie beispielsweise Cloud-Anwendungen, Netzlaufwerke, Intranet-Lösungen, E-Mail-Systeme, lokale Datenträger sowie Wechseldatenträger.

Hohe Dateityp- und Schnittstellen-Kompatibilität gefordert

Enterprise Search-Lösungen müssen deshalb unterschiedlichste Dateitypen und Schnittstellen unterstützten. Denn nur so können sie SharePoint- und ERP-Systeme mit in die Suche integrieren. Liefert der Suchmaschinenanbieter den passenden Konnektor nicht ab Werk, müssen ihn IT-Dienstleister entsprechend programmieren.

Die größere Herausforderung - auch hier zeigen sich wieder Parallelen zu Internetsuchmaschinen - liegt bisher in der Relevanz der Ergebnisse. Die Algorithmen sind in aller Regel von den Anbietern vorkonfiguriert. Administratoren passen darüber hinaus verschiedene Parameter auf den Bedarf des Unternehmens an. So gewichten sie beispielsweise Quellen und Metadaten für unterschiedliche Abteilungen anders. Selbstlernende Scorer können zudem die Genauigkeit automatisch steigern. Dafür analysieren sie Links und das Nutzerverhalten. Wenn die Nutzer das fünfte Suchergebnis beispielsweise in der Liste häufiger anklicken als die ersten vier, wird dieses Ergebnis nach einiger Zeit höher eingestuft. Die Nutzer können die Ergebnisse im Frontend anhand verschiedener Kategorien oder Schlagwörter eingrenzen.

Klare Sicht im Informationsdickicht

Enterprise Search-Lösungen können aber noch mehr. Sie verwandeln das unstrukturierte Informationsdickicht, welches aus einer schier unendlichen Menge von Mails, Dokumenten, Videos, Fotos und Audiodateien besteht, in eine strukturierte, maschinenlesbare Form. In diesem Bereich haben verschiedene Anbieter in der jüngeren Vergangenheit viele hilfreiche Techniken entwickelt.

Mithilfe der Expertensuche lassen sich beispielsweise schnell unternehmensinterne Fachleute für bestimmte Themen identifizieren. Dafür werden Sharepoint-Profile, das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und sonstige Profil-Datenbanken gecrawlt und anschließend analysiert. Hat ein Kunde eine komplexe Frage, findet der Servicemitarbeiter mit seiner Suchanfrage schnell den richtigen Ansprechpartner. Das Unternehmen verbessert so seinen Kundenservice und senkt durch die schlankeren Prozesse gleichzeitig seine Kosten.