Wer richtig sucht, braucht keine Ordnung

Suchmaschinen fürs interne Netz gelten als Alternative zu komplexen Dokumentenmanagement-Systemen. Ihr Vorteil ist, dass sie in bestehende Arbeitsabläufe und technische Strukturen kaum eingreifen. Außerdem lassen sie sich oft einfacher implementieren.

Von: Dr. Johannes Wiele

In Unternehmensnetzen steckt geballtes Wissen. Man müsste die Schätze nur heben können. Die verstreute Ablage auf Clients und Servern in unterschiedlichen Abteilungen und Filialen und die Formatvielfalt mit Office-Dokumenten, E-Mails, HTML-Seiten und PDFs macht es schwierig, im Wust der Informationsbruchstücke die jeweils wichtigen Fragmente zu finden und zusammenzusetzen.

Der bekannteste Lösungsansatz für dieses Problem heißt "Dokumentenmanagement". Die angebotenen Softwareprodukte sind unterschiedlich aufgebaut, aber die meisten Systeme weisen ein gemeinsames Arbeitsprinzip auf: Wenn ein Dokument entsteht, wird es in ein konsequent durchstrukturiertes Ablagesystem eingeordnet. Je nach Produkt erfordert dies entweder auf der Ebene des Endanwenders oder im Bereich der Technik deutliche Änderungen jenes Vorgangs, den der User gewöhnlich als einfaches "Abspeichern" seines neuesten Dokuments kennt. Im Einzelfall muss der Anwender nach der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems beim Ablegen seiner Datei zusätzliche Informationen eintippen oder Entscheidungen treffen und Fragen beantworten: Ist das Dokument schon "reif" fürs Management-system? In welcher Abteilung ist es entstanden? Wer darf es einsehen? Zu welcher Dokumentkategorie gehört es?

Manche dieser Vorgänge lassen sich auch automatisieren, wenn beispielsweise die Software automatisch alle Dateien indiziert und die "Eigenschaften" von Office-Dokumenten auswerten kann. Dennoch bedeutet die Arbeit mit Dokumentenmanagement-Systemen generell, dass der Aufwand für den Ablagevorgang steigt. Wo es wichtig ist, vorhandene Datenbestände verzögerungsfrei auszuwerten, treten diese Nachteile allerdings in den Hintergrund.