Weitere Compliance-Aspekte

Signaturen

Ein zentrales Element bei vielen Compliance-Regelungen ist, dass Dokumente oder bestimmte Dokumentinhalte digital signiert werden. Das gilt beispielsweise bei vielen Vorschriften, die sich auf die Gültigkeit von Finanzdaten beziehen, aber auch im Gesundheits- und Lebensmittelbereich und in anderen Branchen. Da es viele Anwendungen gibt, mit denen wichtige Dokumente auf Basis von Notes-Anwendungen beispielsweise über Workflows bearbeitet werden, ist das natürlich auch ein wichtiges Thema für Anwendungen im Domino-Umfeld.

Die Basis dafür bildet zunächst ein Verzeichnisdienst, der eine Eindeutigkeit der Namen sicherstellt. Mit dem Domino Directory ist ein solcher Verzeichnisdienst vorhanden. Es kann für Compliance-Regelungen aber erforderlich sein, zusätzliche – auch manuelle – Prozesse zu definieren, die sicherstellen, dass IDs wirklich eindeutig sind und auch nicht von anderen Benutzern wieder verwendet werden können.

Darüber hinaus ist es erforderlich sicherzustellen, dass Notes-IDs nur von einem Benutzer verwendet werden können. Dafür sollten Kennwortrichtlinien definiert werden, die starke Kennwörter erzwingen.

Bei der Entwicklung von Datenbanken kann im Domino Designer definiert werden, welche Felder und Abschnitte in Dokumenten signiert werden sollen (Bild 1). Ebenso kann die Signatur auf der Basis von Masken definiert werden. So wird garantiert, dass die Dokumente nicht von nicht berechtigten Benutzern manipuliert werden können. In entsprechenden Abschnitten eines Dokuments können auf diese Weise beispielsweise auch digitale Unterschriften umgesetzt werden.