Webbasierte Lösung für das Vertragsmanagement

Die MACH AG hat eine Lösung für webbasiertes Vertragsmanagement angekündigt. Sie soll bei Vertragsverhandlungen die Abstimmungsprozesse verbessern und für eine effiziente IT-Unterstützung sorgen.

Das Softwareprodukt helfe, vertragliche Fristen einzuhalten und Vertragskonditionen optimal auszuschöpfen, sagt die MACH AG. Die User können mit der Software Verträge digital erfassen, ablegen, bearbeiten und effizient verwalten. Als vollständig webbasierte Anwendung eigne sie sich besonders für übergreifende Teamarbeit oder den Einsatz an verschiedenen Standorten, heißt es weiter.

Ein wesentlicher Vorteil der Lösung sei die zentrale Datenhaltung, so der Anbieter. Sie helfe, Mehrfacharbeiten zu vermeiden und reduziere Suchzeiten deutlich. Alle notwendigen Vertragsinformationen können von den berechtigten Benutzern am Bildschirm eingesehen und bearbeitet werden. Niemand muss mehr Dokumentenkopien anfertigen, denn auf digitalem Weg können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Vertrag zugreifen.

Die durchgängige elektronische Bearbeitung erspart Lauf- und Liegezeiten, die bei der Verteilung der Papierpost nicht vermeidbar sind. Außerdem überwacht das System Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen und weist die zuständigen Mitarbeiter darauf hin.

Mit der Vertragsmanagement-Lösung können die verschiedensten Vertragsarten verwaltet werden. Papierdokumente fließen über eine Scan-Funktion mit OCR-Volltexterkennung in das System ein. Zudem ist es möglich, die Dokumente über Verweise auf den Standort oder das Aktenzeichen vollständig in die Vertragsverwaltung einzubinden. Somit bleibt freigestellt, ob Verträge eingescannt oder in Form von Hybridakten verwaltet werden sollen.

Auf Basis der tatsächlichen Abläufe im Haus lassen sich unterschiedliche Laufwegvorlagen zur Abstimmung von Verträgen einrichten. Dieses erhöhe die Prozess-Sicherheit und führe zu besseren Abläufen und mehr Transparenz in den Vertragsverhandlungen, so Mach. Alle steuerungsrelevanten Informationen wie Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Verantwortlichkeiten werden im Vorgang erfasst.

Die Laufwege in der Vorgangsbearbeitung sind anpassbar. So lassen sich bei Bedarf weitere Mitarbeiter schnell einbinden. Vertretungsregeln sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt. Für eine sichere Online-Vertragsbearbeitung kann zusätzlich eine digitale Signatur eingebunden werden.

Ein integrierter Einsatz der Software biete den zusätzlichen Vorteil, Vertragsvorgänge mit der Finanzansicht ohne Schnittstellen zu verknüpfen. Kosten und Einnahmen werden auf diesem Weg transparent. Auch eine Kosten- und Leistungskontrolle der Verträge ist dadurch möglich. Ein Liquiditätscheck erlaubt es zu prüfen, ob in Bezug auf geschlossene Vereinbarungen noch Mittel frei sind. (Detlef Scholz)