Warum digitale Langzeitarchivierung so wichtig ist

Versäumnisse können teuer werden

Wie teuer die Nichtbeachtung von Aufbewahrungspflichten im Ausland werden kann, zeigte sich schon im Jahr 2002 für Deutsche Bank Securities, Goldman Sachs, Morgan Stanley und andere Banken: Sie wurden mit Bußgeldern von insgesamt mehr als acht Millionen US-Dollar belegt, weil sie E-Mails und andere geschäftliche Unterlagen nicht vorschriftsgemäß aufbewahrt hatten.

Im gleichen Jahr wurde der "Sarbanes-Oxley Act" erlassen, wonach Unternehmen, die an der New York Stock Exchange notiert sind, aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente gegen vorsätzliche Löschung, Manipulation und Zerstörung schützen müssen. Darüber hinaus müssen sie auch nachweisen, dass keine Veränderungen oder Manipulationen an den Dokumenten stattgefunden haben.

Dennoch ergibt sich die Motivation vieler Firmen für die Beschäftigung mit Langzeitarchivierung nicht nur aus der Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen und Vorschriften (Compliance). Der Gesamtverband der Versicherungswirtschaft GDV etwa nennt in seinen "Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsgrundsätze für Geschäftsunterlagen von Versicherungsunternehmen" eine Vielzahl von Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht aus betrieblichen Gründen besteht. Dabei geht es sowohl um die Erfüllung möglichen Informationsbedarfs in der Zukunft als auch um firmenhistorische Aspekte sowie die Möglichkeit von Nachweisen im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen.