Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung kein reines Storage-Problem

Es ist zu beobachten, dass insbesondere mittelständische Firmen die E-Mail-Archivierung aus der reinen Storage-Sicht betrachten. Das heißt, E-Mails werden nach geeignet erscheinenden Policies archiviert und der Server entlastet. Der Workflow und damit die revisionssichere Archivierung bleiben außen vor. „E-Mails müssen unverfälscht archiviert werden“, erinnert Dr. Wolfgang von Königslöw, Leiter Consulting bei TIM. „Schon deshalb ist es schlecht vorstellbar, wie eine revisionssichere Archivierung erfolgen kann, wenn die E-Mails erst einmal bearbeitet wurden.“

„Die sofortige Speicherung ist sinnvoll, da einfach die Zeit des möglichen Ausfalls quasi null ist und viele Mails nach wie vor sehr schleppend bearbeitet werden“, meint Bernd Widmaier, Sales Director bei Starline. „Es gibt etliche Mail-Muffel in großen Betrieben und Urlauber, deren Mails unbearbeitet bleiben.“ Der Vorteil der Speicherung nach der Bearbeitung liege darin, dass ein echtes Archiv erledigter Fälle gleich mit allen Antworten entsteht.