Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung

Vom richtigen Umgang mit E-Mails

Beim Thema E-Mail-Archivierung herrscht nach wie vor Verunsicherung, nicht nur in IT-Abteilungen.

„Rechtliche Anforderungen wie die AO und GdPDU oder Sarbanes-Oxley (SOX) verlangen von allen Unternehmen die Archivierung aller E-Mails.“ So oder so ähnlich klingen Äußerungen von vielen Anbietern elektronischer Mail-Archivierungs-Lösungen. Sobald eine neue gesetzliche Auflage erscheint, die relevant ist für IT-Anwender, werden Sachverhalte reflexartig in die jeweils gewünschte Richtung interpretiert. Dies mag den Herstellern dienlich sein, doch die Anwender werden dadurch verunsichert.

Die älteste Triebfeder zur Mail-Archivierung kommt aus der IT. Im Fokus stehen dort typischerweise der Systembetrieb und die wachsenden Datenbanken von Mailsystemen, die im Extremfall – bei großen Benutzerzahlen – nicht mehr im zugesagten Zeitfenster konsistent gesichert oder umgekehrt nicht zeitnah wiederhergestellt werden können.

Eine Archivierung zur Entlastung von E-Mail-Datenbanken erleichtert zwar deren Administration und verschafft Benutzern eine quasi „unlimitierte Mail-Box“, löst aber nicht das Problem der Strukturierung und echten Bereinigung der E-Mail-Daten. Das immer größer werdende – kostenbehaftete – Mail-Archiv muss irgendwann ebenfalls durch Auslagerung oder Löschen wieder bereinigt werden. Spätestens dann stellt sich wieder die Frage, nach welchen Kriterien diese Vernichtung erfolgen soll. Der Beitrag E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen widmet sich ausführlich dem Thema und berücksichtigt auch die Compliance-Anforderungen. (mje)