Office 365, Outlook, OWA

Verteilerlisten in Office 365 optimal anlegen und verwalten

Verteilerlisten in Outlook verwalten und Mitglieder konfigurieren

Administratoren in Office 365 und die Anwender, die Sie als Besitzer der Gruppe zugewiesen haben, können die Mitglieder der Verteilerliste steuern. Dazu gehen Sie am einfachsten folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.

2. Klicken Sie auf das An-Feld.

3. Wählen Sie bei Adressbuch die Option Globale Adressliste aus.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, die Sie verwalten wollen, und wählen Sie Eigenschaften aus.

5. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Eigenschaften der Verteilergruppe.

Vom Client aus: Verteilerlisten in Office 365 können Sie auch in Outlook verwalten.
Vom Client aus: Verteilerlisten in Office 365 können Sie auch in Outlook verwalten.
Foto: Thomas Joos

Auf der Registerkarte Allgemein sehen Sie den Namen der Gruppe, den internen Alias-Namen in Office 365, die Beschreibung sowie den Besitzer, der Einstellungen ändern darf. Natürlich dürfen auch alle Office-365-Administratoren in Ihrem Unternehmen Einstellungen ändern.

Im Bereich Mitglieder können Sie über die Schaltfläche Mitglieder ändern auf einfachem Weg die Mitgliedschaft von Gruppen steuern. Sie sehen im neuen Fenster auch die Eigenschaften der Mitglieder, wenn Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, und können Mitglieder schnell und einfach hinzufügen und entfernen. Das heißt, die Besitzer von Gruppen müssen nicht die Weboberfläche zur Steuerung von Verteilerlisten verwenden, sondern können auch auf Outlook setzen.

Office-365-Gruppen in der PowerShell anlegen, verwalten und konfigurieren

Sie haben auch die Möglichkeit, Gruppen in Office 365 über die PowerShell anzulegen. Dazu benötigen Sie auf dem Rechner das PowerShell-Modul für die Verwaltung von Windows Azure. Mit diesem können Sie auch Office 365 verwalten. Sie müssen dazu folgende Erweiterungen installieren:

Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent für IT-Experten RTW

Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version)

Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version)

Achten Sie darauf, dass die Versionen der Programme zueinander passen. Erhalten Sie Fehlermeldungen, dass eine bestimmte Version nicht funktioniert, deinstallieren Sie diese und suchen die neuere Version. Nachdem Sie die Erweiterungen installiert haben, starten Sie Windows-Azure-Active-Directory-Modul für Windows PowerShell und geben den Befehl connect-msolservice ein. Danach erscheint ein Anmeldefenster. Hier geben Sie jetzt die Anmeldedaten zu Office 365 ein. Anschließend werden Sie mit Ihrem Office-365-Abonnement verbunden.

Alle zur Verfügung stehenden Befehle sehen Sie mit get-command *msol*. Die Befehle zur Steuerung von Gruppen sehen Sie mit get-command *Msolgroup*.

Der Befehl get-msolgroup zeigt alle angelegten Gruppen in Office 365 an, mit get-msolgroup |fl erhalten Sie umfassendere Informationen. Mit new-msolgroup legen Sie eine neue Gruppe an. Eine genaue Syntax erhalten Sie bei allen CMDlets durch die Eingabe von get-help <CMDlet>. Noch mehr hilft die Anzeige. Dazu verwenden Sie get-help <CMDlet> - examples. Um zum Beispiel die neue Gruppe "Vertrieb" anzulegen, geben Sie den folgenden Befehl ein:

new-msolgroup -DisplayName "Vertrieb" -Description "Mitarbeiter des Vertriebs"

Danach wird die Gruppe angelegt. Mit remove-msolgroup löschen Sie eine Gruppe wieder in der PowerShell. Dazu müssen Sie aber zuerst die ID in einer Variablen speichern und den Inhalt der Variablen an den Befehl zum Löschen übergeben:

groupId = Get-MsolGroup -searchString "<Name der Gruppe>"

Remove-MsolGroup -objectid $groupId