Stellvertreter und andere Rechte in Outlook

Das Erteilen von Rechten an andere Benutzer auf das eigene Postfach ist eine häufig verwendete Funktion in Outlook. Die dafür bereitgestellte Stellvertreterfunktion ist für Benutzer nicht ganz einfach zu finden. Bei der Kombination mit den Rechten, die ein Benutzer auf einzelne Ordner vergeben kann, kommt es immer wieder zu Verwirrungen. In diesem Beitrag erklären wir die Funktionen und ihr Zusammenspiel.

Betrachten wir zunächst die Vergabe von Rechten über die Eigenschaften der Ordner. Wenn ein Benutzer von dieser Funktion Gebrauch macht, passiert genau das, was man auch erwartet. Die angegebenen Rechte werden genau für den ausgewählten Ordner an die entsprechenden Benutzer vergeben. Der so berechtigte Benutzer kann sich weder an das Postfach anmelden noch kann er E-Mails im Namen des Anwenders versenden. In einem Beispiel meldet sich Anwender1 an seinem Postfach an und gibt Anwender2 auf seinen Posteingang das Recht Stufe 4. Dann kann sich Anwender2 nicht an dem Postfach von Anwender1 anmelden. Aber Anwender2 kann sich an sein eigenes Postfach anmelden und dann den Posteingang von Anwender1 öffnen und die darin enthaltenen Nachrichten lesen. Allerdings kann Anwender2 auf diese Art und Weise mit Outlook nur die Ordner Posteingang, Notizen, Kalender, Kontakte, Journal und Aufgaben öffnen, denn Outlook erlaubt über sein Benutzerinterface nicht den Zugriff auf beliebige Ordner. Auch auf etwaige Unterordner des Posteingangs von Anwender1 hat Anwender2 keine Rechte, da sich die Outlook-Rechte nicht vererben.

Stellvertreter

Unter Extras/Optionen findet sich der Befehl Stellvertreter. Auch über diesen Befehl kann Benutzer1 Rechte an einen anderen Benutzer vergeben, doch nur für die sechs speziellen Ordner, die man mit Outlook auch öffnen kann. Auch stehen nicht alle Berechtigungslevel zur Verfügung. Unabhängig von den hier vergebenen Rechten, erhält Benutzer2 auch noch das Recht Senden im Auftrag von. Benutzer2 kann also in das Feld Von einer E-Mail den Namen von Benutzer1 eingeben und eine Nachricht verschicken. Im Posteingang des Empfängers einer solchen Nachricht taucht dann als Absender Benutzer1 auf. Erst nach dem Öffnen der Nachricht sieht der Empfänger die Informationen Gesendet von Benutzer2 im Auftrag von Benutzer1. Dass dieses Recht tatsächlich vergeben wurde, kann der Administrator verifizieren, indem er das Benutzerobjekt im Active Directory von Benutzer1 öffnet.

Über die Stellvertreterfunktionen können Sie auch gezielt das Recht einschränken, private Objekte anzuzeigen. Diese Option wird vom Outlook Client ausgewertet. Im Gegensatz dazu führt die Option, dass Einladungen auch an den Stellvertreter geschickt werden sollen, zur Erstellung einer entsprechenden Regel auf dem Exchange Server.

Die über die Stellvertreterfunktion vergebenen Rechte überschreiben eventuell auf den einzelnen Ordnern vorhandene. Auch sorgt die Stellvertreterfunktion dafür, dass der Name von Benutzer2 auf der Rechteseite aller sechs speziellen Ordner im Postfach von Benutzer1 auftaucht, auch wenn keine Rechte vergeben wurden. Dann steht der Name von Benutzer2 auf der Rechteseitem mit dem Recht Keine.