SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Vorteile der Digitalen Personalakte

Das Herzstück einer effizienten, modernen Personalarbeit ist die Personalakte. Weil diese personenbezogene und teils hochsensible Daten enthält, muss sie unter Verschluss gehalten werden und darf nur einem entsprechend autorisierten Personenkreis zugänglich sein. Mit klassischen Papierakten sind diese Anforderungen kaum noch zu erfüllen.

Datenschutzgesetz, regulatorische Anforderungen und unternehmensinterne Compliance-Vorgaben, die Vertraulichkeit hinsichtlich Gehaltsvereinbarungen oder Abmahnungen sowie der angemessene Umgang mit Bewerbungskorrespondenz lassen sich heute im Grunde nur noch mit einem IT-gestützten System meistern. SharePoint erfüllt dabei sowohl die rechtlichen als auch die funktionalen Anforderungen und ist daher die ideale Basis für die Digitale Personalakte.

Die revisionssichere Aufbewahrung hat hier einen besonders hohen Stellenwert: Alle Dokumente werden versioniert, mit Metadaten wie Autor, Schlagworten, Erstellungs- und Veränderungsdatum versehen und gespeichert. Automatisch erstellte Sicherungskopien schützen dabei vor Verlust. Im Unterschied zur Ablage in einer herkömmlichen Ordnerstruktur werden alle digitalen Formate vom Suchindex erfasst, inklusive der E-Mail-Korrespondenz. So befinden sich sämtliche Daten eines Mitarbeiters - vom Bewerbungsschreiben bis zum Arbeitszeugnis nach dem Ausscheiden - in einem einzigen integrierten System und lassen sich jederzeit schnell und ohne langwierige Suche auffinden.

In der praktischen Anwendung zeichnet sich die Digitale Personalakte durch ihre Übersichtlichkeit sowie durch eine einfache und intuitive Bedienung aus. Im Zentrum der Digitalen Personalakte steht der elektronische Aktenschrank mit den papierlosen Akten inklusive virtuellem Aktendeckel. Hierin befinden sich sämtliche Office-Dokumente und gescannten Dokumente, beispielsweise Zeugnisse, Ergebnisse von Weiterbildungslehrgängen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Verträge sowie die ein- und ausgehende Korrespondenz zu einem Vorgang.

Die Digitale Personalakte lässt sich bei Bedarf auch parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeiten - das spart Kopierkosten, und Verzögerungen bei der Bearbeitung werden vermieden. Medienbrüche entfallen, was zur Folge hat, dass Prozesse deutlich effizienter werden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da weniger Daten manuell erfasst werden müssen. Nicht zuletzt ist die Digitale Personalakte zukunftssicher: Sie läuft auf allen Windows-Server-Betriebssystemen, selbst in einer virtualisierten Umgebung, ist Cloud-geeignet, lässt sich von allen gängigen Browsern aus bedienen und ermöglicht auch den Zugriff per Tablet.