DMS light aus der Cloud

Sechs DMS-Cloud-Lösungen im Vergleich

DMS-Cloud-Lösungen – viele davon aus Deutschland - sind zwar längst nicht so ausgereift wie DMS-On-Premise-Lösungen, aber für manche Unternehmen und Anwendungen trotzdem geeignet.

Da Dokumenten-Management- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS bzw. ECM) häufig recht komplexe und tief integrierte Applikationen darstellen, ist das Angebot als Cloud-Variante nicht trivial. Trotzdem gibt es bereits einige Anbieter, die nicht nur On-Premise-, sondern auch Cloud-Lösungen für das Dokumenten-Management offerieren. Diese sind allerdings nicht mit kompletten DMS-Systemen, die einen hohen Funktionsumfang bieten, gleichzusetzen wie Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmens Zöller & Partner unterstreicht: "Ich kenne keine Cloud-DMS-Lösung, die an den Funktionsumfang einer klassischen DMS-Lösung herankommt." Zöllers Wahrnehmung nach ist der DMS-Cloud-Markt erst in den Anfängen und entwickele sich langsamer als viele vorhergesehen haben. Für bestimmte DMS-Aufgaben sowie insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es aber bereits ein Angebotsspektrum, das es sich anzusehen lohnt.

Die aktuellen DMS-Cloud-Angebote beziehen sich auf DMS-Teilbereiche wie Archivierung (Amagno) und Collaboration (Fabasoft) sowie sichere unternehmenstaugliche File-Sharing-Angebote (FoxDox). Zu unterscheiden ist auch, ob es sich um reine Web-basierte Lösungen (TecMediaServices) handelt, die keine lokal installierten Komponenten der Systemsoftware oder der gespeicherten Daten enthalten, oder ob es Software-as-a-Service-Lösungen (Docuware) beziehungsweise hybride Lösungen (Alfresco) sind.

Nicht nur unter sicherheitstechnischen Aspekten interessant ist, dass die hier vorgestellten DMS-Cloud-Angebote von vier deutschen (Amagno, Docuware, d.velop und Tecmedia Services) und einem österreichischen Unternehmen (Fabasoft) sowie einem Unternehmen (Alfresco) mit Hauptsitz in Großbritannien und den USA stammen.

Für einen schnellen Überblick über die vorgestellten Lösungen sorgt unsere Bilderstrecke:

Amagno arbeitet mit sogenannten digitalen Magneten

Das niedersächsische Unternehmen amagno hat eigenen Angaben zufolge über 7.000 Anwender in seinem Enterprise-Content-Management-System in der Cloud, dem "amagno NETWORK".

amagno will mit sogenannten digitalen Magneten die Art der Ablage für Abteilungen, Teams und Unternehmen, aber auch für Privatpersonen verändern. An Stelle fester Ordnerspeicherung von Inhalten definieren ausgewählte Benutzer digitale Magnete, welche aus fachlichen Regeln bestehen, beispielsweise die Zusammenfassung aller Inhalte (Dateien, Belege, Emails) nach Kundennummer, Projektnummern oder andere Merkmalen. amagno trennt somit die Dateien von einer Struktur. Vorteil ist, dass derselbe Inhalt ohne Redundanz zu verschiedenen Themen auffindbar ist. Ebenso ist die Ablage schneller als ein Dateisystem, da die Inhalte quasi nur in amagno hineingekippt werden und die Zuordnung automatisch stattfindet.

amagno erlaubt den Dateiimport via Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme via TWAIN oder via FTPS, den manuellen oder automatischen E-Mail-Import inklusive Anhänge via IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Die Inhalte organisiert amagno in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Enthalten sind viele klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen. Die Lösung zeigt für fast 100 Formate die Dateien als Vorschau an. Die Hotkey-Suche startet ohne Integrationen aus jeder Anwendung heraus die Suche in hunderten Formaten im Volltext. Inhalte lassen sich exportieren und teilen, zum Beispiel via Weblink an Stelle Dateiversand per Mail.

amagno erlaubt den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen, beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen. Digitale optische Stempel bilden dabei den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.

Neben dem Client für Windows mit TCP/IP-Verschlüsselung bietet amagno seine Web-App mit SSL-Verschlüsselung und WebDAV-Unterstützung für das direkte Bearbeiten von Dateien auf mobilen Endgeräten, zum Beispiel Scanning-Apps, Office Lösungen oder Signatursoftware - ohne auf compliance-kritische Lösungen wie Dropbox als "Transfermedium" zurückgreifen zu müssen.

amagno NETWORK ist für lesende und gering arbeitende Benutzer bis 100 MB Transfervolumen kostenfrei. Bis 10 GB kostet es pro Anwender 15 Euro pro Monat und steigert sich entsprechend weiter.