Lizenz-Management

Runter mit den Softwarekosten

In vielen Unternehmen ist das Lizenz-Management eine unbeliebte Nebensache. Kosteneinsparungen im zweistelligen Prozentbereich haben die Swisscom IT Services AG von seinem Sinn überzeugt.

Im Rahmen einer Initiative zur Kostenoptimierung haben die Verantwortlichen der Swisscom IT Services AG die Sachkosten ihres Unternehmens auf den Prüfstand gestellt - darunter auch die Aufwendungen für die Software. "Eingesparte Lizenzkosten sind politisch neutral", erinnert sich Patrick Dudli, Mitglied der Geschäftsleitung und CFO bei Swisscom IT Services. "Niemand im Unternehmen muss den Gürtel enger schnallen, wenn sie nicht mehr anfallen. Daher erschienen uns die damals vom Projektteam in Aussicht gestellten Einsparpotenziale über die Einführung eines kontinuierlichen Lizenz-Managements besonders reizvoll."

Start auf der grünen Wiese

Das Lizenz-Management bei Swisscom IT Services war vor dem Start des Projekts eher Nebensache. Arturo Merlo, Projektleiter und heute Head of License Management bei Swisscom IT Service, kommentiert: "Die Verantwortungen waren unklar, wenn es um die Frage ging, wie viele Lizenzen von einer Software wir gekauft hatten. Ähnlich war es bei der Frage, wie viele eigentlich gebraucht werden." Wurde Software benötigt, hat man sie Merlo zufolge in der Regel einfach beschafft. Eine Prüfung, ob entsprechende Lizenzen nicht schon vorhanden waren, sei nur in ganz wenigen Fällen möglich gewesen. Wartungs- und Supportverträge habe das Unternehmen oft länger bezahlt, als man sie wirklich brauchte. Transparenz über die Investitionen, Kosten und das Vermögen habe sowohl im Client- als auch im Midrange-Bereich beinahe vollständig gefehlt.

Um diese Missstände zu beheben, stellte der Dienstleister ein Projektteam "Licence Management Swisscom IT Services" (LMS) mit sechs ständigen Mitgliedern auf die Beine. Die drei während der gesamten Projektdauer eingesetzten Teammitglieder von Swisscom IT Services konnten jeweils 80 bis 100 Prozent ihrer Arbeitszeit in das Projekt einbringen. "Nachdem wir die aktuell existierenden Prozesse analysiert hatten, bekamen wir ein erstes Gefühl für den beträchtlichen Umfang der zu erwartenden Einsparpotenziale", berichtet Merlo.

Das Unternehmen

Die Swisscom IT Services AG ist ein Schweizer Anbieter von Informatikdienstleistungen. Das Unternehmen beschäftigt rund 2700 Mitarbeiter und erzielte 2006 einen Umsatz von 836 Millionen Schweizer Franken (rund 500 Millionen Euro). Das Kerngeschäft umfasst die Integration und den Betrieb von komplexen IT-Infrastrukturen im Voll- und Teil-Outsourcing.