Rechtskonformes E-Billing für kleine Unternehmen

Collmex bietet den Nutzern seiner Lösungen Collmex plus und Collmex pro ab sofort die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur auszustatten. Eine solche, fälschungssichere Signatur ist die Grundlage für die volle steuerliche Anerkennung elektronisch übermittelter Rechnungen durch das Finanzamt.

E-Billing, also der elektronische Versand von Rechnungen, ist aufgrund der geringen Kosten und der einfachen Handhabung für viele Unternehmen eine interessante Alternative zum klassischen Rechnungs-Versand per Post. Doch die aktuellen gesetzlichen Vorschriften sehen bestimmte Anforderungen vor, die bislang wegen der hohen Kosten nur von größeren Unternehmen erfüllt werden konnten:

„Für kleinere Firmen und Selbständige lohnen sich die nötigen Investitionen in Hard- und Software und der Aufbau des nötigen Know-hows für eigene Zertifikate und Signaturen in der Regel nicht“, sagt Heidi Kühn, Geschäftsführerin von Collmex. „Unsere Lösung ermöglicht es jetzt auch kleinen Unternehmen, Rechungen auf ganz einfache Art und Weise digital zu signieren und per E-Mail zu versenden.“

Signiert werden die Rechnungen dabei über einen Webservice des Collmex-Partners PixelLetter: Die in den ERP-Lösungen von Collmex erstellten PDF-Rechnungen werden per Webservice an PixelLetter übergeben. Dort erhalten die Rechnungen ihre Signatur und werden anschließend an den Empfänger per E-Mail weitergeleitet. Je nach Anzahl der Rechnungen pro Monat fallen Kosten zwischen 0,17 und 0,29 Euro je Signatur an.

Da es sich bei den Programmen um eine im Rechenzentrum betriebene OnDemand- Softwarelösung handelt, muss beim Nutzer weder Hardware installiert, noch ein eigenes Zertifikat angeschafft werden. Um gesetzeskonforme Rechnungen per E-Mail zu verschicken, muss in Collmex lediglich das neue Ausgabemedium „signierte E-Mail“ ausgewählt werden. Bisher standen den Collmex-Anwendern schon die Ausgabemedien Druck, Fax, Postbrief sowie unsignierte E-Mail zur Verfügung.

Allgemeine Informationen und Hinweise zum Thema „Elektronische Rechnungen per E-Mail“ bietet Collmex auf seiner Website an. (mha)