Ratgeber: Was ist was bei der Archivierung?

Records Management

Records Management (RM) ist eine Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung. RM entspricht im Deutschen in etwa der Begriff "Aktenführung" oder "Schriftgutverwaltung". Dessen Ziel ist es, wichtige, aufbewahrungswürdige und vor allem aufbewahrungspflichtige Informationen nachprüfbar zu dokumentieren und abzulegen.

Für das elektronische Records Management stehen Programme zur Verfügung, die digitale Medien und herkömmliche physische Archive verwalten. RM-Software bietet beispielsweise Funktionen zur geordneten Ablage von Informationen, zur Thesaurus- und wortgestützten Identifizierung sowie zum Schutz von Dokumenten oder bestimmten Teilen davon.

Zeitstempel und elektronische Signaturen ermöglichen die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. Um nachträgliche Veränderung auszuschließen, erledigt die RM-Software auch die Speicherung der Daten auf physisch unveränderbaren Medien.

Records Management ist im Übrigen kein Thema, das sich nur auf reine Dokumente bezieht. So wird es zunehmend wichtig, auch Inhalte wie Web-Content revisionssicher zu hinterlegen. Damit lassen sich beispielsweise Änderungsstände einer Website zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentieren - und für gerichtliche Auseinandersetzungen nachweisen.

Archivsysteme

Marktübliche Archivlösungen bestehen heute meist aus mehreren Elementen. Sie müssen zum einen auf die Robustheit und Langlebigkeit der Hardware achten, zum anderen sollte die genutzte Software die Datenmigration erleichtern.

Für die normale Langzeitarchivierung genügen Archivsysteme, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen. Diese Systeme basieren meistens auf einer Referenzdatenbank und verweisen mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher, in dem die Informationsobjekte gehalten werden.

In der Regel ist das Archivsystem in eine IT Infrastruktur eingebunden und wird von verschiedensten IT-Systemen genutzt. Das zu archivierende Dokument erhält das Archivsystem entweder direkt vom Client oder von einer anderen Anwendung. Das Dokument wird zunächst in einen Zwischenspeicher gelegt, und es wird eine Dokument-ID generiert. Zu dieser Dokument-ID werden zudem entsprechende Stichwörter in einer Indexdatenbank gespeichert.

Die Datenbank erlaubt es über den Index jederzeit, das Dokument wiederzufinden und dem Anwender bereitzustellen. In den meisten Fällen erfolgt in regelmäßigen Intervallen eine Datensicherung auf einen nicht veränderbaren Datenträger.